Einladung zur Eigentümerversammlung: Frist, Form und Inhalt (gratis Muster)

Die meisten Ratgeber schreiben, die Einladung zur Eigentümerversammlung müsse drei Wochen vorher da sein. Im Gesetz steht „soll". Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob ein Beschluss kippt oder hält.

Das Wichtigste im Überblick

• Die Einberufung erfolgt in Textform, die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 WEG).
• Maßgeblich ist der Zugang beim letzten Eigentümer, nicht das Absenden: Der Zugangstag zählt nicht mit, die Frist endet mit Ablauf des gleichnamigen Wochentags drei Wochen später (§§ 187 Abs. 1, 188 Abs. 2 BGB).
• Jeder Beschlussgegenstand muss in der Einladung bezeichnet sein, sonst ist der Beschluss ungültig (§ 23 Abs. 2 WEG). Das ist die wichtigste Einzelvorschrift zur Einladung.
• Eine fehlerhafte Einladung macht Beschlüsse in der Regel nur anfechtbar, nicht nichtig (BGH, Urteil vom 20.07.2012, Az. V ZR 235/11). Wer sie kippen will, muss binnen eines Monats klagen (§ 45 WEG).
• Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich, können der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Wer lädt zur Eigentümerversammlung ein?

Im Normalfall der Verwalter. § 24 Abs. 1 WEG sagt knapp: „Die Versammlung der Wohnungseigentümer wird von dem Verwalter mindestens einmal im Jahr einberufen." Eine Versammlung pro Jahr ist also Pflicht, mehr sind zulässig.

Zwei Konstellationen weichen davon ab, und genau die sind in der Praxis die strittigen.

Wenn Eigentümer eine Versammlung verlangen

Die Eigentümer können den Verwalter zwingen. Nach § 24 Abs. 2 WEG muss er einberufen, „wenn dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird".

Drei Dinge müssen dafür zusammenkommen: mehr als ein Viertel der Eigentümer, Textform und die Angabe von Zweck und Gründen. „Mehr als ein Viertel" zählt nach Köpfen, nicht nach Miteigentumsanteilen, und ein Viertel genau reicht nicht. Bei zwölf Eigentümern brauchen Sie also vier, nicht drei.

Praxis-Tipp: Formulieren Sie Zweck und Gründe so konkret wie den späteren Tagesordnungspunkt. Ein Verlangen mit dem Zweck „Verwalter abberufen" ist wirksam, ein Verlangen „Unzufriedenheit mit der Verwaltung" gibt dem Verwalter eine Angriffsfläche. Mehr dazu in unserem Beitrag zur außerordentlichen Eigentümerversammlung.

Wenn kein Verwalter da ist oder er sich weigert

Hier wird häufig veraltet beraten. § 24 Abs. 3 WEG lautet: „Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, so kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden."

Es gibt also drei Ersatzwege, und der dritte ist der, den viele übersehen: Die Gemeinschaft kann per Beschluss einen einzelnen Eigentümer ermächtigen. Sie müssen nicht zum Gericht, um einladen zu dürfen, solange Sie noch eine Versammlung zustande bringen, die diesen Beschluss fasst. Für Gemeinschaften in Selbstverwaltung ist das der Regelfall, weil dort schon strukturell kein Verwalter existiert.

Praxis-Tipp: Fassen Sie diesen Ermächtigungsbeschluss vorsorglich, solange die Gemeinschaft noch handlungsfähig ist. Wer ihn erst braucht, wenn der Verwalter blockiert, bekommt ihn meistens nicht mehr zustande. Zum Verwaltungsbeirat und seinen Aufgaben haben wir einen eigenen Beitrag.

Die Dreiwochenfrist: „soll", nicht „muss"

§ 24 Abs. 4 WEG besteht aus zwei Sätzen: „Die Einberufung erfolgt in Textform. Die Frist der Einberufung soll, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen."

Achten Sie auf die Wortwahl. Die Textform ist zwingend („erfolgt"), die Dreiwochenfrist ist eine Sollvorschrift. Das heißt nicht, dass die Frist beliebig ist. Es heißt, dass ihre Unterschreitung nicht automatisch jeden Beschluss zu Fall bringt, sondern im Streitfall eine Abwägung auslöst. Wer als Verwaltung die Frist reißt, handelt trotzdem pflichtwidrig und riskiert die Anfechtung sämtlicher Beschlüsse dieser Versammlung.

So berechnen Sie die Frist richtig

Die Frist läuft ab dem Zugang bei den Eigentümern, nicht ab dem Absenden. Zugegangen ist eine Erklärung, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass er unter normalen Umständen davon Kenntnis nehmen kann (§ 130 Abs. 1 Satz 1 BGB). Maßgeblich ist der Zugang beim letzten Eigentümer: Solange einer die Einladung noch nicht hat, läuft für ihn die Frist nicht.

Für die Berechnung gelten die allgemeinen Fristregeln:

• Der Tag des Zugangs wird nicht mitgerechnet (§ 187 Abs. 1 BGB).
• Eine nach Wochen bestimmte Frist endet mit Ablauf des Tages der letzten Woche, „welcher durch seine Benennung oder seine Zahl dem Tage entspricht, in den das Ereignis fällt" (§ 188 Abs. 2 BGB).

Ein Beispiel: Die Einladung geht am Montag, dem 5. Oktober zu. Der 5. Oktober zählt nicht mit, die Frist beginnt am 6. Oktober und endet mit Ablauf von Montag, dem 26. Oktober. Die Versammlung darf damit frühestens am Dienstag, dem 27. Oktober stattfinden. Wer am 26. Oktober tagt, hat die Frist um einen Tag verfehlt.

Praxis-Tipp: Rechnen Sie mit vier Wochen statt drei. Das kostet nichts, puffert Postlaufzeiten ab und gibt den Eigentümern Zeit, eigene Tagesordnungspunkte nachzumelden, bevor die Einladung raus ist.

Wann die Frist verkürzt werden darf

Nur bei „besonderer Dringlichkeit" (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG). Der Maßstab ist objektiv und eng: eine behördliche Anordnung mit kurzer Frist, ein akuter Schaden am Gemeinschaftseigentum, eine Angebotsbindung, die sonst ausläuft. Ferienzeiten, erwartbar geringe Beteiligung oder der Wunsch, ein unangenehmes Thema schnell hinter sich zu bringen, genügen nicht.

Dokumentieren Sie die Dringlichkeit im Einladungsschreiben. Steht dort nichts, muss die Verwaltung sie im Anfechtungsverfahren nachträglich darlegen, und das gelingt selten überzeugend.

Textform: Reicht eine E-Mail?

Ja. Die Einberufung erfolgt in Textform (§ 24 Abs. 4 Satz 1 WEG), und Textform heißt: lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, ohne eigenhändige Unterschrift. E-Mail, PDF-Anhang oder Fax erfüllen das. Ein Aushang im Treppenhaus erfüllt es nicht, weil er dem einzelnen Eigentümer nicht zugeht.

Der praktische Haken liegt nicht in der Form, sondern im Nachweis. Bei der E-Mail müssen Sie im Streitfall belegen, dass sie zugegangen ist, und eine Lesebestätigung ist freiwillig. Wer per Post einlädt, hat dasselbe Problem in anderer Gestalt.

Hier lohnt ein Blick in Ihre Gemeinschaftsordnung. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass auf die Gemeinschaftsordnung die Regeln über die Inhaltskontrolle allgemeiner Geschäftsbedingungen entsprechend anwendbar sind, und in diesem Zusammenhang eine vereinbarte Zugangsregelung für Einladungen beurteilt, nach der die rechtzeitige Absendung an die zuletzt bekannte Anschrift genügt (BGH, Urteil vom 20.11.2020, Az. V ZR 196/19). Enthält Ihre Teilungserklärung eine solche Klausel, verschiebt sich der maßgebliche Zeitpunkt vom Zugang auf die Absendung. Prüfen Sie das, bevor Sie die Frist berechnen.

Praxis-Tipp: Wer auf E-Mail umstellt, sollte sich die aktuelle Adresse jedes Eigentümers schriftlich bestätigen lassen und die Umstellung in der Versammlung beschließen. Ein Eigentümer, der nie eine E-Mail-Adresse mitgeteilt hat, ist per E-Mail nicht sicher erreichbar.

Was in die Einladung gehört

Die zentrale Vorschrift steht nicht in § 24, sondern in § 23 Abs. 2 WEG: „Zur Gültigkeit eines Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist."

Das ist die eigentliche Funktion der Tagesordnung. Sie ist keine Höflichkeit gegenüber den Eigentümern, sondern Wirksamkeitsvoraussetzung für jeden einzelnen Beschluss. Was nicht angekündigt wurde, kann nicht wirksam beschlossen werden.

Diese Angaben gehören in jede Einladung:

• Name und Anschrift des Adressaten
• Name und Anschrift des Einladenden, also in der Regel der Verwaltung
• genaue Bezeichnung der Gemeinschaft, für die eingeladen wird
• Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
• die Tagesordnung mit einer Bezeichnung jedes Beschlussgegenstands

Die Beschlussgegenstände müssen so bezeichnet sein, dass jeder Eigentümer erkennen kann, worüber abgestimmt werden soll, und entscheiden kann, ob er hingeht. Ein Stichwort genügt, ein ausformulierter Beschlusstext ist nicht nötig. „Dachsanierung: Beschluss über die Auftragsvergabe" reicht, „Bauliches" reicht nicht. Wie eine saubere Tagesordnung aussieht, zeigt unser Beitrag zur Tagesordnung der Eigentümerversammlung.

Vorsicht bei „Sonstiges"

Unter dem Tagesordnungspunkt „Sonstiges" können Sie diskutieren, aber nicht wirksam beschließen. Der Gegenstand ist dort gerade nicht bezeichnet, und damit fehlt die Voraussetzung des § 23 Abs. 2 WEG.

Wollen die Anwesenden trotzdem abstimmen, sollte die Versammlungsleitung auf die Rechtslage hinweisen und den Hinweis ins Protokoll nehmen lassen. Zum Protokoll der Eigentümerversammlung und was hineingehört haben wir einen eigenen Ratgeber.

Optionale Angaben, die sich lohnen

Zwei Ergänzungen sind rechtlich nicht vorgeschrieben, ersparen aber Ärger:

Hinweis auf die Vertretung. Wer nicht kommen kann, darf sich vertreten lassen, häufig mit Einschränkungen aus der Gemeinschaftsordnung. Wichtig ist die Form: „Vollmachten bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Textform" (§ 25 Abs. 3 WEG). Eine mündliche Bevollmächtigung am Versammlungstag genügt also nicht. Ein Vollmachtsformular als Anlage zur Einladung erhöht die Beteiligung spürbar; ein Muster finden Sie unter Verwaltervollmacht.

Eventualeinberufung. Damit wird vorsorglich gleich eine Wiederholungsversammlung einberufen, meist unmittelbar im Anschluss. In den meisten Gemeinschaften ist das heute überflüssig: Nach § 25 Abs. 1 WEG entscheidet „die Mehrheit der abgegebenen Stimmen", ein Quorum für die Beschlussfähigkeit kennt das Gesetz seit der WEG-Reform nicht mehr. Die Versammlung ist also unabhängig von der Zahl der Erschienenen beschlussfähig. Sinnvoll bleibt die Eventualeinberufung nur, wenn Ihre Gemeinschaftsordnung ein eigenes Quorum vorschreibt.

Wer muss eingeladen werden?

Einzuladen ist jeder Wohnungseigentümer, der im Grundbuch eingetragen ist, und zwar unabhängig davon, ob er stimmberechtigt ist oder nicht. Auch ein Eigentümer, dessen Stimmrecht im Einzelfall ruht, hat ein Teilnahmerecht.

Für die Praxis heißt das:

• Mehrere Eigentümer einer Einheit müssen alle eingeladen werden. Ihr Stimmrecht können sie danach „nur einheitlich ausüben" (§ 25 Abs. 2 Satz 2 WEG).
• Bei einem Eigentümerwechsel ist einzuladen, wer im Zeitpunkt der Einladung als Eigentümer im Grundbuch steht. Der Kaufvertrag allein macht den Erwerber noch nicht zum Eigentümer.
• Mieter werden nicht eingeladen. Sie haben kein Teilnahmerecht, auch nicht als Begleitung.
• Betreuer und Bevollmächtigte treten an die Stelle des Eigentümers, wenn sie entsprechend legitimiert sind.

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Was passiert bei einer fehlerhaften Einladung?

Die häufigste Sorge in der Praxis lautet: Ist jetzt alles ungültig? In aller Regel nicht.

Ein Beschluss ist nichtig, wenn er gegen eine Rechtsvorschrift verstößt, auf deren Einhaltung rechtswirksam nicht verzichtet werden kann. „Im Übrigen ist ein Beschluss gültig, solange er nicht durch rechtskräftiges Urteil für ungültig erklärt ist" (§ 23 Abs. 4 WEG).

Einberufungsfehler fallen unter „im Übrigen". Der Bundesgerichtshof hat das für den schwersten denkbaren Fall entschieden, die vollständig unterbliebene Einladung eines Eigentümers: Die gefassten Beschlüsse sind dann regelmäßig nur anfechtbar und nicht nichtig. Nichtig sind sie nur, wenn der Eigentümer in böswilliger Weise gezielt von der Teilnahme ausgeschlossen werden sollte (BGH, Urteil vom 20.07.2012, Az. V ZR 235/11). Wenn schon die Nichtladung bloß zur Anfechtbarkeit führt, gilt das für eine um wenige Tage verkürzte Frist erst recht.

Anfechtbar heißt: Der Beschluss gilt und wird umgesetzt, bis ein Gericht ihn für ungültig erklärt. Wer das erreichen will, muss aktiv werden:

• Frist: „Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb zweier Monate nach der Beschlussfassung begründet werden" (§ 45 WEG). Die Monatsfrist läuft ab der Beschlussfassung, nicht ab Zugang des Protokolls.
• Gegner: „Die Klagen sind gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu richten" (§ 44 Abs. 2 Satz 1 WEG). Nicht gegen die Verwaltung, nicht gegen die übrigen Eigentümer. An diesem Punkt scheitern Klagen regelmäßig.

Hinzu kommt eine Hürde, die in Ratgebern selten steht: Der Fehler muss sich auf das Ergebnis ausgewirkt haben können. Weil die Dreiwochenfrist eine Sollvorschrift ist, führt ihre Unterschreitung nicht ohne Weiteres zur Ungültigerklärung, wenn das Abstimmungsergebnis so eindeutig war, dass es auch bei fristgerechter Ladung genauso ausgefallen wäre. Bei einer knappen Abstimmung sieht das anders aus.

Praxis-Tipp: Wenn Sie eine fehlerhafte Einladung bemerken, notieren Sie noch in der Versammlung Datum und Art des Fehlers und lassen Sie das ins Protokoll aufnehmen. Ohne diese Dokumentation wird die Anfechtung zur Beweisfrage. Was ein solches Verfahren kostet, lesen Sie unter Prozesskosten bei der Anfechtungsklage.

Präsenz, hybrid oder virtuell: Was die Einladung dazu sagen muss

Seit der WEG-Reform gibt es drei Formate, und jedes verlangt eine andere Angabe in der Einladung.

Präsenzversammlung ist der gesetzliche Normalfall. Ort und Zeit gehören in die Einladung.

Hybride Teilnahme: Die Eigentümer können beschließen, „dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können" (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Liegt ein solcher Beschluss vor, gehören die Zugangsdaten und der Hinweis auf die elektronische Teilnahme in die Einladung, ohne dass der Versammlungsort entfällt.

Virtuelle Versammlung: Sie setzt einen Beschluss „mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen" voraus und gilt höchstens drei Jahre ab Beschlussfassung. Sie muss „hinsichtlich der Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein" (§ 23 Abs. 1a WEG). Ohne diesen Beschluss ist eine rein virtuelle Einladung fehlerhaft. Näheres in unserem Ratgeber zur digitalen Eigentümerversammlung.

Praxis-Tipp: Prüfen Sie vor jeder Einladung, ob der Ermächtigungsbeschluss nach § 23 Abs. 1a WEG noch läuft. Drei Jahre sind schnell vorbei, und ein abgelaufener Beschluss macht die virtuelle Versammlung angreifbar.

Fazit

Die Einladung ist der Teil der Eigentümerversammlung, bei dem am wenigsten passieren darf, weil sich hier gemachte Fehler auf jeden einzelnen Beschluss durchschlagen. Drei Punkte entscheiden: der Zugang rechtzeitig genug für die Dreiwochenfrist, die Textform, und die Bezeichnung jedes Beschlussgegenstands. Wer diese drei sauber hat, muss sich um den Rest der Versammlung keine formalen Sorgen machen. Unser kostenloses Muster bringt diese Struktur bereits mit.

Häufige Fragen

Muss die Einladung drei Wochen vorher zugehen oder abgeschickt sein?

Zugehen. Die Frist läuft ab dem Zugang beim letzten Eigentümer (§ 130 Abs. 1 Satz 1 BGB). Eine Ausnahme gilt nur, wenn Ihre Gemeinschaftsordnung ausdrücklich die rechtzeitige Absendung genügen lässt.

Ist eine Einladung per WhatsApp wirksam?

Textform verlangt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, das kann eine Messenger-Nachricht erfüllen. Praktisch ist davon abzuraten: Sie brauchen von jedem Eigentümer die Zustimmung zu diesem Kanal, und der Zugangsnachweis ist heikel. Für den Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG gelten eigene Regeln, die wir unter Umlaufbeschluss erklären.

Was gilt, wenn ein Eigentümer die Einladung nicht erhalten hat?

Die Beschlüsse dieser Versammlung sind regelmäßig anfechtbar, aber nicht nichtig (BGH, Az. V ZR 235/11). Nichtigkeit kommt nur in Betracht, wenn jemand böswillig gezielt ausgeschlossen wurde.

Dürfen Eigentümer Tagesordnungspunkte nachreichen?

Ja, solange die Einladung noch nicht heraus ist oder ein Nachtrag die Dreiwochenfrist noch wahrt. Nach Fristablauf ist ein Nachtrag nur wirksam, wenn er selbst wieder rechtzeitig zugeht. Ein nachgereichter Punkt, der die Frist nicht wahrt, macht die darauf gefassten Beschlüsse anfechtbar.

Wie oft muss eine Eigentümerversammlung stattfinden?

Mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG). Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. Eine Übersicht über Ablauf und Beschlussfassung finden Sie unter Eigentümerversammlung.

Kann die Einladungsfrist in der Gemeinschaftsordnung verlängert werden?

Ja. Die Einberufungsvorschriften sind grundsätzlich abänderbar, weshalb ihre Verletzung auch nicht zur Nichtigkeit führt. Viele Gemeinschaftsordnungen sehen vier Wochen vor. Gilt bei Ihnen eine längere Frist, ist diese maßgeblich.

Quellen und Rechtsgrundlagen

• § 23 WEG (Wohnungseigentümerversammlung: elektronische Teilnahme Abs. 1, virtuelle Versammlung Abs. 1a, Bezeichnung des Gegenstands Abs. 2, Nichtigkeit und Gültigkeit Abs. 4)
• § 24 WEG (Einberufung, Vorsitz, Niederschrift: Abs. 1 bis 4)
• § 25 WEG (Beschlussfassung: Mehrheit der abgegebenen Stimmen Abs. 1, einheitliche Stimmrechtsausübung Abs. 2, Textform der Vollmacht Abs. 3)
• § 44 WEG (Beschlussklagen, Klage gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer)
• § 45 WEG (Fristen der Anfechtungsklage)
• § 130 BGB (Wirksamwerden der Willenserklärung gegenüber Abwesenden)
• § 187 BGB und § 188 BGB (Fristbeginn und Fristende)
• BGH, Urteil vom 20.07.2012, Az. V ZR 235/11 (unterbliebene Einladung eines Wohnungseigentümers: Beschlüsse anfechtbar, nicht nichtig; Nichtigkeit nur bei böswilligem gezielten Ausschluss)
• BGH, Urteil vom 20.11.2020, Az. V ZR 196/19 (entsprechende Anwendung der AGB-Inhaltskontrolle auf die Gemeinschaftsordnung, Zugangsregelung für Einladungen)

Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Was in Ihrer Gemeinschaft gilt, ergibt sich zusätzlich aus Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und den gefassten Beschlüssen.