Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats im WEG
Eine WEG hat im Wesentlichen drei Organe:
- die Eigentümerversammlung
- den Verwalter
- den Verwaltungsbeirat
Die Aufgaben der Eigentümerversammlung und des Verwalters ergeben sich ganz klar aus dem Gesetz.
Beim Verwaltungsbeirat ist dies NICHT der Fall.
Grund genug, einmal näher hinzuschauen!
Verwaltungsbeirat – Gesetzliche Grundlage
Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats sind im §29 WEG definiert.
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§ 29 Verwaltungsbeirat
(1) Wohnungseigentümer können durch Beschluss zum Mitglied des Verwaltungsbeirats bestellt werden. Hat der Verwaltungsbeirat mehrere Mitglieder, ist ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen. Der Verwaltungsbeirat wird von dem Vorsitzenden nach Bedarf einberufen.
(2) Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen, bevor die Beschlüsse nach § 28 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 Satz 1 gefasst werden, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.
(3) Sind Mitglieder des Verwaltungsbeirats unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten.
Die Bestellung eines Verwaltungsbeirats ist freiwillig.
Achten Sie auf das Wörtchen 'können'. Es kann also, es muss aber nicht.
Ausnahme: In der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung ist die Einrichtung eines Verwaltungsbeirats klar festgelegt.
§29 des WEG (neu) fällt darüber hinaus unter abdingbares Recht.
Das heißt, die Eigentümergemeinschaft kann und darf per Beschluss selbst definieren, wie der Verwaltungsbeirat arbeitet oder sich zusammensetzt.
Daraus ergibt sich die Frage, wie Verwaltungsbeirat und Verwalter in der Praxis zusammenarbeiten.
Was darf ein Verwaltungsbeirat (laut dem neuen WEG) - was nicht?
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Am 1. Dezember 2020 ist das neue WEG in Kraft getreten, was auch einige Änderungen für den Verwaltungsbeirat bedeutet.
Dieser kann jetzt flexibel die Zahl der Beiratsmitglieder durch Beschluss bestimmen. Bisher waren nämlich laut § 29 Abs. 1 drei Beiratsmitglieder erlaubt.
Zudem ist die Haftung ehrenamtlicher Beiräte auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt (§ 29 Abs. 3 WEG-neu). Dies soll die Wohnungseigentümer dazu anregen, sich als Verwaltungsbeirat zur Verfügung zu stellen.
Der Verwaltungsbeirat hat gemäß § 29 Abs. 2 WEG-neu auch die Überwachung des Verwalters übernommen.
Hauptaufgaben des Verwaltungsbeirats
Im Grunde erwarten die gewählten Mitglieder des Verwaltungsbeirats drei Aufgaben.
- Rechnungsprüfung
In der Praxis bedeutet das vor allem, dass die Beiräte alle Rechnungslegungen (z. B. die Jahresabrechnung) des Verwalters prüfen und dazu Stellung beziehen.
Diese Prüfung sollte immer rechnerisch und sachlich erfolgen.
Danach erst kann der Verwalter seine Abrechnung in der Mitgliederversammlung zur Abstimmung bringen.
- Protokoll von Eigentümerversammlungen unterschreiben
Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats muss auch das Protokoll jeder Eigentümerversammlung mit unterzeichnen. Das ergibt sich aus §24 Abs. 6 Satz 2 des WEG.
- Eigentümerversammlungen einberufen
Wenn (noch) kein Verwalter vorhanden ist, kann der Verwaltungsbeirat eine Eigentümerversammlung einberufen.
Ebenso, wenn der Verwalter die Frist zur Einberufung verstreichen lässt oder sich gar weigert, darf der Verwaltungsbeirat aktiv werden – das steht im §24 Abs. 3 des WEG.
Zusätzliche Aufgaben des Verwaltungsbeirats
Das Gesetz fasst die Kompetenzen des Verwaltungsbeirats wie gesagt recht locker. So kann in der Gemeinschaftsordnung oder durch Beschluss der Eigentümerversammlung festgelegt werden, dem Beirat weitere Aufgaben zu übertragen.
Gebräuchlich ist hier beispielsweise, dass sich der Verwaltungsbeirat um Vertragsabschlüsse mit dem Verwalter kümmert, z. B. wenn die Hausverwaltung gewechselt werden soll. Oder dass der Beirat den Verwalter bei der Erteilung von Aufträgen (z. B. an Handwerker) unterstützt.
Wichtig: Die Ausübung dieser zusätzlichen Aufgaben sollte vom Beirat explizit akzeptiert (und gewollt) werden. Denn es besteht keine rechtliche Verpflichtung für den Beirat, diese auch wirklich zu erfüllen.
Wie wird ein Verwaltungsbeirat gewählt?
In der Eigentümerversammlung. Die Wahl erfolgt per einfachem Mehrheitsbeschluss.
Achtung: Jedes Beiratsmitglied muss einzeln gewählt werden. Eine Blockwahl ist nicht erlaubt, auch wenn sich Kandidaten evtl. schon vor der Wahl als Team präsentieren.
Wie bereits erwähnt, darf laut dem neuen Gesetz die Zahl der Mitglieder flexibel bestimmt werden.
Ist die Wahl erfolgt, müssen die Beiräte einen Vorsitzenden sowie einen Stellvertreter festlegen.
Sonderfall: Wenn in der Gemeinschaftsordnung bestimmt ist, dass die Eigentümer über den Vorsitz entscheiden, hat diese Vorrang.
Die Amtszeit des Verwaltungsbeirats ist im Prinzip unbegrenzt. Sie sollten aber darauf Wert legen, eine feste Dauer gemeinsam zu beschließen. Auch die Gemeinschaftsordnung kann einen Passus zur Amtszeit enthalten.
In jedem Fall müssen Sie aufpassen, dass Amtszeit des Verwaltungsbeirats und die Vertragslaufzeit des Verwalters nicht gleichzeitig enden. Sonst bleiben als Organ der WEG nur die Eigentümer übrig und diese dürfen selbst keine Eigentümerversammlung einberufen. Am Ende bliebe dann nur noch der Weg zum Gericht.
Rücktritt im Verwaltungsbeirat
Normalerweise verliert ein Mitglied des Verwaltungsbeirats sein Amt, wenn die Amtszeit abläuft oder er sein Wohneigentum verkauft.
Was ist aber, wenn ein vorzeitiger Rücktritt im Verwaltungsbeirat gewünscht ist?
Dann muss die Mitwirkung gekündigt werden. Dazu reicht die einfache Schriftform, die der WEG oder dem Verwalter als Vertreter der Eigentümergemeinschaft zugeschickt werden muss.
Falls der komplette Verwaltungsbeirat seinen Rücktritt verkündet, muss trotzdem jedes einzelne Mitglied die Kündigung einreichen.
Besondere Fristen bei der Kündigung gibt nicht. Der Rücktritt ist also jederzeit möglich, es sei denn, er erfolgt zur "Unzeit" – wenn z. B. der Verwaltungsbeirat die Jahresabrechnung prüfen muss und ein Großteil der Eigentümer im Sommerurlaub ist.
Sehen wir uns dazu ein Beispiel aus dem Alltag an.
Rücktritt zur Unzeit zieht Folgen für den Verwaltungsbeirat nach sich [Beispiel aus der Praxis]
In einer WEG sind vor Kurzem Wasserschäden in der Wohnanlage entstanden. Ein Drittel der Eigentümer hat vom Verwalter die Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung verlangt, doch dieser hat sich geweigert. Die Eigentümerversammlung soll jetzt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats einberufen. Andere Beiratsmitglieder können aus gesundheitlichen oder persönlichen Gründen nicht an der außerordentlichen Eigentümerversammlung teilnehmen und der Vorsitzende möchte sofort als Mitglied des Verwaltungsbeirats zurücktreten.
Folge:
Weil es sich um eine dringende Eingelegenheit handelt, ist dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats zuzumuten, erst die Eigentümerversammlung abzuhalten und dann den Rücktritt offiziell zu machen. Sollte der Beiratsvorsitzende trotzdem sofort zurücktreten und sich nicht um die Durchführung der Eigentümerversammlung kümmern, kann er sich schadensersatzpflichtig machen.
Rücktritt als Verwaltungsbeirat [gratis Muster]
Wenn Sie in Erwägung ziehen, als Beiratsmitglied zu kündigen, haben wir für Sie ein kostenloses Muster vorbereitet, dass Sie individuell anpassen können.
Kündigung meiner Position im Verwaltungsbeirat
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit kündige ich meine Position im Verwaltungsbeirat, der Wohnungseigentümergemeinschaft (Name & Anschrift der WEG/der Hausverwaltung), ordnungsgemäß zum (Datum).
Bitte lassen Sie mir eine schriftliche Kündigungsbestätigung mit Angabe des Beendigungstermins zukommen.
Mit freundlichen Grüßen
Haftung im Verwaltungsbeirat
Grundsätzlich gilt, dass der Verwaltungsbeirat für alle Schäden haftet, die er verursacht - gegenüber der WEG oder auch Dritten.
Wie bereits erwähnt, besagt die WEG-Reform jedoch, dass die Haftung ehrenamtlicher Beiräte nun auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt (§ 29 Abs. 3 WEG-neu) ist, was die Wohnungseigentümer zur Kandidatur für den Verwaltungsbeirat motivieren soll. Denn niemand möchte für ein Ehrenamt haftbar gemacht werden.
Übrigens: Haftbar ist immer das einzelne Beiratsmitglied, nicht der Beirat an sich.
Entsteht ein Schaden gegenüber Dritten, greift die Haftungsbeschränkung allerdings nicht.
Dies ist besonders relevant, wenn ein Beiratsmitglied seine Kompetenzen überschreitet und zum Beispiel Verträge im Namen der WEG mit Dritten abschließt. In solchen Fällen muss das Beiratsmitglied dafür geradestehen und kann auf Schadensersatz oder Erfüllung verklagt werden.
Kann der Verwaltungsbeirat eine Vergütung erhalten?
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Eine Tätigkeit im Verwaltungsbeirat kann sehr aufwändig sein. Trotzdem: Sie bleibt ein Ehrenamt, das grundsätzlich unentgeltlich ausgeübt wird und nicht vergütet werden darf.
Eine Aufwandsentschädigung von 100€ im Jahr für Auslagen (Telefon-, Porto- und evtl. Fahrtkosten) ist jedoch zulässig, so entschied das Amtsgericht München (Urteil vom 01.02.2017, 481 C 15463/16 WEG).