Wenn innerhalb eine WEG etwas dringend entschieden werden muss und die Angelegenheit nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten kann, kommt man an der außerordentlichen Eigentümerversammlung nicht vorbei.
Typische Fälle für deren Einberufung sind:
- die WEG muss einen Beschluss fassen, um sicherzustellen, dass das Gemeinschaftseigentum keinen Schaden erleidet – z. B. bei Wasserschäden oder Schimmelbefall.
- der WEG-Verwalter soll vorzeitig abberufen werden, weil er untätig ist, seinen Pflichten nicht nachkommt, Beschlüsse nicht umsetzt oder sogar das Geld der WEG veruntreut.
Ziel der außerordentlichen Eigentümerversammlung ist es in jedem Fall, einen Beschluss zu fassen, um die ordnungsgemäße Verwaltung der Immobilie sicherzustellen bzw. wieder herzustellen.
Die ordentliche Eigentümerversammlung im Vergleich
Eine ordentliche WEG-Eigentümerversammlung findet grundsätzlich einmal pro Jahr statt und muss laut Gesetz gemäß bestimmten Regeln durchgeführt werden. Dann kommen Wohnungseigentümer zusammen, um
- einen Verwalter zu bestellen,
- Verwaltungsbeiräte zu wählen und
- Beschlüsse zu fassen, die das Gemeinschaftseigentum betreffen.
Zudem muss die Hausverwaltung für jedes Wirtschaftsjahr den Wirtschaftsplan sowie die Jahresabrechnung vorlegen.
Die Besonderheit der außerordentlichen Eigentümerversammlung
Auch eine außerordentliche Versammlung ist an dieselben rechtlichen Bestimmungen gebunden, es gibt jedoch einige Unterschiede, unter anderem bezüglich der Einberufungsfrist.
Wann wird eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen?
Grundsätzlich gilt: Es darf zu jedem Zeitpunkt im Jahr eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden.
Voraussetzung ist, dass mehr als 25% aller Eigentümer eine außerordentliche Eigentümerversammlung befürworten.
Dieser erforderliche Prozentsatz wird nach dem „Kopfprinzip“ und nicht nach dem „Wertprinzip“ berechnet.
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Wer darf eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen?
Hat die WEG einen Verwalter, ist der für die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung zuständig.
Falls es jedoch keine Verwaltung gibt, kann die Rolle auch jeder Wohnungseigentümer übernehmen.
In der Praxis kommt es öfter vor, dass sich der Verwalter weigert, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen – weil er zum Beispiel abberufen werden soll. Ist dies der Fall, können auch der Verwaltungsbeirat oder einzelne Eigentümer damit beauftragt werden.
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Frist zur Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung
Wenn Sie zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung einladen, gelten praktisch dieselben Bestimmungen wie bei einer ordentlichen Versammlung.
Jedoch beträgt die Einladungsfrist bei außerordentlichen Versammlungen üblicherweise eine Woche vor dem jeweiligen Versammlungsdatum. Diese ist nicht zwingend, da sie im Falle von sehr dringenden Beschlüssen auf wenige Tage verkürzt werden kann.
Auch hier muss die Einladung in Textform erfolgen und an alle Eigentümer adressiert sein, die zum Zeitpunkt der Eigentümerversammlung im Grundbuch eingetragen sind.
Auch der Ort, das Datum und die Uhrzeit der Versammlung sollten auf der Einladung nicht fehlen, ebenso wie sämtliche Informationen zur geplanten Beschlussfassung (Tagesordnungspunkte).
Wer leitet eine außerordentliche Eigentümerversammlung?
Im Regelfall wird die außerordentliche Eigentümerversammlung von dem Verwalter bzw. einem seiner Mitarbeiter geleitet.
Sollte die Hausverwaltung nicht teilnehmen oder sich weigern, die Versammlung zu führen, kann diese Rolle
- der/die Vorsitzende oder der/die stellvertretende Vorsitzende des Verwaltungsbeirates
oder
- ein/eine Wohnungseigentümer/-in
übernehmen.
Praxis-Tipp: Wenn ein/eine Miteigentümer/-in der WEG die Leitung der außerordentlichen Versammlung übernehmen soll, sollte er/sie über bestimmte kommunikative Fähigkeiten, verwaltungstechnische Kompetenzen verfügen und ein gewisses Maß an Integrität besitzen.
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Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kostet Geld
Außerordentliche Eigentümerversammlungen und deren Durchführung sind immer mit Kosten verbunden – entweder für die WEG oder den Verwalter.
Denn es muss ja schließlich unter anderem
- ein Raum organisiert werden,
- eine Tagesordnung und Einladung erstellt sowie verschickt und
- ein Protokoll angefertigt werden.
Die konkreten Kosten für eine (außerordentliche) Eigentümerversammlung ergeben sich aus dem Verwaltervertrag, daher kann der WEG-Verwalter die Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung in Rechnung stellen – normalerweise betragen die Kosten ein paar hundert Euro.
Praxis-Tipp: Findet die Versammlung ohne den Verwalter statt oder wird diese aufgrund von nicht-ordnungsgemäßer Verwaltung einberufen, sollte die WEG keine Rechnung vom Verwalter akzeptieren.
Die Rolle der Beschlusssammlung
Nach der Abstimmung muss ein Beschluss demnach
- verkündet
und
- ins Protokoll übernommen werden.
Zudem muss der Versammlungsleiter alle Beschlüsse in die Beschlusssammlung aufnehmen. Es gehört zu den Kernpflichten des Verwalters, eine solche Sammlung zu führen. Sollte er dies nicht tun, ist das auch ein triftiger Grund, dessen Abberufung zu verlangen.
Wichtig: Wenn der Verwalter im Rahmen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung abberufen wird, muss auch der Verwaltervertrag gekündigt werden! Zu diesem Zweck muss der entsprechende Tagesordnungspunkt aufgeführt sein, zum Beispiel:„Beschluss über die außerordentliche Abberufung und Kündigung der Verwaltung aus wichtigem Grund“. Beachten Sie, dass Abberufung und Kündigung zwei verschiedene Vorgänge sind!
Fazit zur außerordentlichen Mitgliederversammlung
Praxis-Tipp: Bevor eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen wird, sollten Sie sich fragen, ob die Angelegenheit wirklich dringend ist und kein anderer Weg zum angestrebten Ziel führt.
Sinn und Zweck einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ist es, eine ordnungsgemäße WEG-Verwaltung sicherzustellen und Schäden abzuwenden.
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