Als Wohnungseigentümer sollten Sie mit bestimmten Dokumenten vertraut sein, unter anderem mit der Teilungserklärung und Jahresabrechnung. Auch das Protokoll der Eigentümerversammlung gehört dazu.
Denn ein solches Protokoll ist sowohl für Wohnungseigentümer als auch potentielle Käufer wichtig.
Was bei dessen Erstellung beachtet werden sollte, wer protokollieren darf – diese und weitere Punkte beantworten wir Ihnen jetzt. Außerdem finden Sie auf dieser Seite ein kostenloses Muster, das Sie für die nächste Eigentümerversammlung verwenden können.
Wer darf ein Protokoll der Eigentümerversammlung erstellen?
§ 24 des WEG besagt, dass für jede Eigentümerversammlung – ordentlich & außerordentlich – eine schriftliche Niederschrift bzw. ein Protokoll angefertigt werden muss, um die gefassten Beschlüsse zu dokumentieren.
Zwar ist gesetzlich nicht genau festgelegt, wer das Protokoll erstellen soll, doch in der Regel übernimmt diese Aufgabe der Verwalter.
Wer muss das Protokoll unterschreiben?
Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist von dem Versammlungsvorsitzenden, einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben.
Wichtig: Es gibt Situationen, in denen ein Wohnungseigentümer die Protokollführung übernehmen muss. Dies ist der Fall, wenn zum Beispiel eine außerordentliche Eigentümerversammlung ohne die Hausverwaltung stattfindet oder sich der Verwalter weigert, ein Protokoll zu führen bzw. die Eigentümerversammlung frühzeitig verlässt.
Jedes Protokoll muss jedoch bestimmte Punkte bezüglich der stattgefundenen Eigentümerversammlung umfassen.
Welche das sind, erfahren Sie im folgenden Kapitel.
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Das muss ein Protokoll der Eigentümerversammlung enthalten
Jeder Eigentümer hat das Recht darauf, Einsicht in das Protokoll der Eigentümerversammlungen zu bekommen. Daher ist es wesentlich, dass dieses korrekt geführt wurde und alle wesentlichen Punkte beinhaltet:
- Bezeichnung der Wohnungseigentümergemeinschaft
- Name des Versammlungsvorsitzenden & des Protokollführers
- Ort und Datum der Eigentümerversammlung
- Beginn & Ende der Eigentümerversammlung
- Anwesende Miteigentumsanteile & Teilnehmerliste (Anhang)
- Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung der Eigentümerversammlung
- Feststellung der Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung (anwesende Miteigentumsanteile sowie Miteigentumsanteile, die per Vollmacht vertreten sind).
- Tagesordnungspunkte (TOPs) mit Beschlussanträgen & den Abstimmungsergebnissen (Ja-, Nein-Stimmen, Stimmenthaltungen)
- Erforderliche Unterschriften
Praxis-Tipp: Ein Protokoll der Eigentümerversammlung sollte auch die Einwände des Verwalters oder der Miteigentümer zu konkreten Beschlussfassungen enthalten.
Bis wann muss das Protokoll den Eigentümern vorliegen?
Diese Frage stellen sich Wohnungseigentümer vor allem dann, wenn sie über die Anfechtung eines oder mehrerer Beschlüsse nachdenken.
Um eine Anfechtungsklage fristgerecht beim zuständigen Amtsgericht einzureichen, muss man Informationen darüber erhalten, wie der jeweilige Beschluss formuliert wurde. Dies macht neben der Beschlusssammlung auch ein Blick ins Protokoll möglich.
Hier kommt das Protokoll der Eigentümerversammlung ins Spiel.
Das WEG nennt keine spezifische Frist, bis wann das Protokoll erstellt und den Eigentümern vorgelegt werden muss.
Trotzdem sollte das Protokoll spätestens eine Woche vor Ablauf der einmonatigen Anfechtungsfrist (§ 45 WEG vom Protokollführer erstellt werden, damit die Eigentümer diese bei Bedarf wahrnehmen können.
Protokoll der Eigentümerversammlung: Muster
Zu guter letzt haben wir noch ein Protokoll-Muster für eine Eigentümerversammlung für Sie vorbereitet und hoffen, es findet auch bei Ihrer nächsten Versammlung Anwendung. Sie können das Muster hier kostenlos herunterladen.