Der Umlaufbeschluss ist eine Möglichkeit für Wohnungseigentümergemeinschaften, Beschlüsse ohne Eigentümerversammlung zu fassen. Dieser Umlaufbeschluss muss einstimmig erfolgen und kann auch per Mail oder WhatsApp. Welche gesetzlichen Vorschriften dabei zu beachten sind und wie man einen Umlaufbeschluss organisiert, lesen Sie in diesem Beitrag.
Was ist ein Umlaufbeschluss?
Mit einem Umlaufbeschluss kann eine WEG einen bindenden Beschluss treffen, ohne dass eine Eigentümerversammlung abgehalten werden muss. Dafür wird ein Beschlussantrag an alle Eigentümer versendet und von diesen einstimmig akzeptiert.
Für wen eignet sich das Umlaufverfahren?
Konkret heißt das: sobald nur ein Wohnungseigentümer den Umlaufbeschluss ablehnt, kommt dieser nicht zustande. Daher ist der Umlaufbeschluss vor allem für kleine und gut vernetzte Eigentümergemeinschaften geeignet.
Erforderliche Mehrheiten für Umlaufverfahren per Beschluss in der Eigentümversammlung senken
Eine Ausnahme zur Einstimmigkeit gibt es jedich: da die Hürden für das Umlaufverfahren bei großen Eigentümergemeinschaften sehr hoch sind, hat das neue WEG-Gesetz hier eine Ausnahme hinzugefügt: "Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt."
Es kann also in der Eigentümerversammlung beschlossen werden, die erforderliche Mehrheit abzusenken, sodass nicht mehr alle Eigentümer zustimmen müssen. Gültig ist diese Anpassung allerdings immer nur für die jeweilige Beschlusssache.
Wenn zum Beispiel eine Entscheidung über einen Beschluss in der Eigentümerversammlung nicht möglich ist, kann die WEG beschließen, diesen im Umlaufverfahren nachzuholen.
Beispiel: Die Hauseingangstür ist morsch und soll erneuert werden. Es wurde schon ein Handwerksbetrieb vom Verwalter angefragt, allerdings liegt bis zum Tag der Eigentümerversammlung kein Angebot vor. Die WEG kann dann beschließen, die Entscheidung im Umlaufverfahren (und mit denselben Mehrheitsverhältnissen wie in der Eigentümerversammlung) nachzuholen.
Textform statt Schriftform – Umlaufbeschluss per E-Mail und WhatsApp
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Dank des neuen WEG-Gesetzes genügt für einen Umlaufbeschluss nun die Textform (statt wie bisher die Schriftform). Eine eigenhändige Unterschrift der Wohnungseigentümer ist somit nicht mehr erforderlich. De facto kann ein Umlaufbeschluss nun per
- anderen Chatprogrammen
herbeigeführt werden. Das macht Umlaufbeschlüsse wesentlich schneller und einfacher, vor allem wenn schon im Vorfeld ein Konsens über den angestrebten Beschluss besteht. Die Attraktivität des Umlaufverfahrens dürfte damit in Zukunft deutlich zunehmen. Gerade für WEGs, in denen Eigentümer weit verstreut sind, ist der Umlaufbeschluss nun ein hocheffizientes Instrument, um schnell notwendige Entscheidungen zu treffen.
Wer darf einen Umlaufbeschluss einleiten?
Einen Umlaufbeschluss kann entweder der Verwalter, der Verwaltungsbeirat oder jeder Wohnungseigentümer einleiten.
Verschiedene Arten des Umlaufbeschlusses
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Es gibt zwei verschiedene Formen, mit denen ein Umlaufbeschluss eingeleitet werden kann.
- Die beantragende Person verschickt separate Schreiben mit dem Beschlussantrag und Begründung an jeden Wohnungseigentümer. Die einzelnen Eigentümer unterschreiben die Dokumente und schicken sie zurück.
- Es gibt nur ein Schreiben, das von Wohnungseigentümer zu Wohnungseigentümer weitergereicht und unterzeichnet werden muss.
Beide Verfahren haben Vor- und Nachteile. Eine Beschlusssache, die bereits sichtbar von mehreren Wohnungseigentümern abgesegnet wurde, erzeugt bei den noch fehlenden Eigentümern unter Umständen eher das Gefühl, nicht aus der Reihe tanzen zu wollen und den Beschluss aus Solidarität mitzutragen. Gleiches gilt für einen Beschluss z. B. über eine WhatsApp-Gruppe, in der die Eigentümer einfach mit einem "Ja" Ihre Zustimmung zur Beschlusssache äußern können. Das postalische Weiterversenden einer Beschlusssache von Eigentümer zu Eigentümer ist nicht empfehlenswert, zu groß ist das Risiko, dass die Sendung verloren geht.
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Umlaufbeschluss per E-Mail – so geht es richtig
Soll ein Umlaufbeschluss per E-Mail oder gar per WhatsApp herbeigeführt werden, geht es natürlich auch einfacher. Hier reicht es aus, eine Mail mit dem Beschlussantrag an alle Eigentümer zu formulieren bzw. einen Gruppenchat in WhatsApp, Telegram usw. mit der Beschlussvorlage zu starten, der dann alle Eigentümer im Chat zustimmen können.
Hier kann innerhalb weniger Tage ein erfolgreicher Beschluss zustande kommen. Wichtig ist aber, dass der Beschlussantrag genauso sorgfältig formuliert und begründet ist wie beim schriftlichen Umlaufverfahren. Hängen Sie zudem unbedingt den Beschlussantrag als .pdf-Dokument an und schreiben Sie ihn nicht direkt in die Mail.
Was tun, wenn einzelne Wohnungseigentümer nicht auf den Umlaufbeschluss reagieren?
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Hier liegt einer der großen Haken des Umlaufverfahrens: kein Wohnungseigentümer ist verpflichtet, sich zu einem Umlaufbeschluss zu äußern. Eine Enthaltung oder ausbleibende Reaktion führt daher immer zur Ablehnung des Umlaufbeschlusses. Dann bleibt nur der Weg über die Eigentümerversammlung, wo andere Mehrheitsverhältnisse gelten und Beschlüsse daher auch ohne Allstimmigkeit gefasst werden können.
Ausnahme: Wenn die WEG beschließt, das Quorum (erforderliche Mehrheit) für einen konkreten, inhaltlich vordefinierten Umlaufbeschluss abzusenken, kann dieser zustande kommen, auch wenn sich einzelne Eigentümer nicht dazu äußern.
Faustegel – Ein Umlaufbeschluss ergibt nur dort Sinn, wo sich die Eigentümer kennen und grundsätzlich Sympathie und Konsens in der WEG herrschen. Sonst ist das Umlaufverfahren eigentlich schon zum Scheitern verurteilt.
Tipp: Wenn Sie Mitglieder einer kleinen WEG sind und sich untereinander gut verstehen, kommt auch eine Selbstverwaltung in Betracht.
Wann und wie tritt ein Umlaufbeschluss in Kraft?
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Zunächst muss die Wirksamkeit des Umlaufbeschlusses durch den Initiator festgestellt werden. Anschließend muss das Ergebnis allen Wohnungseigentümern verkündet werden, entweder per Text- oder Schriftform bzw. per Aushang im Treppenhaus. In diesem Moment tritt der Umlaufbeschluss dann auch in Kraft.
Wichtig: Eine einmal abgegebene Stimme kann nicht mehr widerrufen werden, auch wenn das Ergebnis des Umlaufbeschlusses noch nicht offiziell verkündet wurde (nach BGH vom 13.07.2012 - Az. V ZR 254/11).
Nach Verkündung des Beschlusses bleibt Ihnen - wie bei jedem anderen WEG-Beschluss auch - die Möglichkeit der Beschlussanfechtung.
Beschlussanfechtung beim Umlaufverfahren
Ein Umlaufbeschluss ist unter denselben Voraussetzungen anfechtbar wie ein Beschluss der Eigentümerversammlung. Die einmonatige Frist zur Beschlussanfechtung beginnt mit dem Tag, an dem das Ergebnis des schriftlich gefassten Umlaufbeschlusses der WEG bekannt gegeben wird.
Mehr dazu, wie eine Beschlussanfechtung konkret und vor allem korrekt durchgeführt wird, lesen Sie hier.
Muster: Umlaufbeschluss
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