Autor: Teodora Kuhanec • Zuletzt aktualisiert am • Kategorie: Verwaltung • Lesezeit: 3 Min.

Verwaltervollmacht für Ihre WEG (mit gratis Muster)

Wir sehen Reihenhäuser in der slowenischen Hauptstadt Ljubljana, im Hintergrund ist ein Schloss zu sehen. In diesem Beitrag erfahren Sie interessante Informationen zum Thema Verwaltervollmacht für WEG-Verwalter
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    Die Pflichten und Befugnisse des WEG-Verwalters definiert § 27 des WEG. Dieser bezieht sich jedoch nur auf das Innenverhältnis zwischen dem Verwalter und der Wohnungseigentümergemeinschaft.

    Da stellt sich die Frage, welche Regelungen Anwendung finden, wenn der Verwalter die Wohnungseigentümergemeinschaft im Außenverhältnis (etwa gegenüber Handwerks- und Versorgungsunternehmen) vertritt?

    Beispiel: Das Dach eines Wohnobjekts wurde durch einen Sturm beschädigt und der Verwalter ist für die Durchführung bestimmter Instandhaltungs- bzw. Instandsetzungsmaßnahmen zuständig. Seine Aufgabe ist es also, den Auftrag an die entsprechende Baufirma zu übergeben. Und er muss dieser Firma irgendwie beweisen, dass ihm die Wohnungseigentümer die Befugnis dazu erteilt haben.

    Hier kommt die Verwaltervollmacht ins Spiel.

    Was ist eine Verwaltervollmacht?

    Eine Verwaltervollmacht (auch Vollmachtsurkunde genannt) ist ein Dokument, mit dem ein Verwalter eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) im Außenverhältnis vertreten und in ihrem Namen handeln darf.

    Wann kommt eine Verwaltervollmacht zum Einsatz?

    Wie bereits erwähnt, muss der Verwalter auch im Außenverhältnis im Stande sein, sich gegenüber dem Vertragspartner als Vertreter der WEG zu legitimieren – und dafür benötigt er eine Verwaltervollmacht bzw. Vollmachtsurkunde.

    Der Verwaltervertrag, der zwischen der WEG und dem Verwalter geschlossen wird, deckt zwar viele Bereiche ab, doch der Vollmachtsumfang des WEG-Verwalters wird dabei oftmals nicht genau bestimmt.

    Wichtig: Der Verwalter hat rechtlichen Anspruch darauf, von der WEG eine Verwaltervollmacht zu verlangen, aus der der gesamte Umfang seiner Vertretungsmacht ersichtlich ist (§ 27 WEG).

    Ein Bauarbeiter repariert eine Hauswand. Jetzt erfahren Sie, auf welche Tätigkeiten sich die Vollmachtsurkunde für WEG-Verwalter erstreckt. Unter anderem gehört zu dessen Befugnissen auch der Abschluss von Werkverträgen.

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    Um die Wohnungseigentümer ordnungsgemäß nach außen vertreten zu können, genügt eine einfache Stimmenmehrheit der Wohnungseigentümer bei der Eigentümerversammlung. Der Verwalter vertritt dann auch diejenigen Eigentümer, die dagegen gestimmt haben.

    Normalerweise erteilt die WEG dem Verwalter eine Vollmacht zum Abschluss von Rechtsgeschäften, die regelmäßig durchgeführt werden müssen, zum Beispiel:

    • Abschluss/Kündigung von Hausmeisterverträgen,
    • Abschluss/Kündigung von Liefer- und Versorgungsverträgen,
    • Abschluss von Versicherungsverträgen,
    • Abschluss von Werkverträgen über Reparaturarbeiten.

    Praxis-Tipp: Der Verwalter darf in einer Vollmachtsurkunde nicht von den gesetzlichen Beschränkungen eines Insichgeschäfts befreit werden (§ 181 BGB). Vom Insichgeschäft ist die Rede, wenn eine Person als Vertreter einer anderen Person mit sich selbst ein Rechtsgeschäft abschließt oder auf beiden Seiten eine andere Person vertritt.

    Verwaltervollmacht erteilen: Das sollten Sie beachten

    Wenn Sie in Ihrer WEG eine Verwaltervollmacht erteilen möchten, sollten Sie dabei einige Punkte beachten.

    Eine Verwaltervollmacht (Vollmachtsurkunde) muss:

    1. in Schriftform erfolgen (eine mündliche Vollmacht ist zwar auch gültig, jedoch sind durch die schriftliche Vollmachtsurkunde beide Parteien abgesichert),
    2. gut lesbar und klar formuliert sein,
    3. alle Aufgaben beinhalten, die Sie an den Verwalter übergeben möchten. (

    Praxis-Tipp: Stellen Sie sicher, dass der Verwalter diese Aufgaben – und NUR diese – durchführt.

    Die Verwaltervollmacht muss nicht durch einen Notar beglaubigt werden, sie ist auch ohne Siegel gültig.

    Verwaltervollmacht & Eigentümmerversammlung

    Manchmal kommt es vor, dass einzelne Wohnungseigentümer an einer Eigentümerversammlung nicht teilnehmen können oder möchten. Auch dann besteht die Möglichkeit, dem WEG-Verwalter eine Vertretungsvollmacht zu erteilen.

    Die Verwaltervollmacht ist in der Regel

    • schriftlich auszustellen,
    • auf einen bestimmten Personenkreis beschränkt.

    Zudem müssen bei deren Ausstellung Vereinbarungen aus der Gemeinschaftsordnung beachtet werden.

    Praxis-Tipp: Sollten Sie als Wohnungseigentümer nicht an der Eigentümerversammlung teilnehmen können und möchten daher, dass der WEG-Verwalter Sie vertritt, können Sie ihm Weisungen bezüglich der Abstimmung zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten geben.

    Beendigung der Verwaltervollmacht

    Grundsätzlich gilt, dass nach Ablauf des Verwaltervertrags die gesetzliche und vertragliche Vertretungsmacht des Verwalters erlischt. Gleichzeitig endet dadurch auch dessen Vertretungsvollmacht bei Eigentümerversammlungen.

    Die WEG kann dem Verwalter die Vollmacht auch entziehen

    Wenn der Verwalter seine Pflichten gegenüber der WEG verletzt hat und diese mit dessen Arbeit unzufrieden ist, kann Sie ihm die Vollmacht entziehen.

    Ist dies der Fall, bedeutet das dessen Abberufung, denn damit machen die Wohnungseigentümer unmissverständlich deutlich, dass sie die Vorgehensweise des Verwalters nicht länger dulden.

    Achtung: Wenn der Verwalter nicht gemäß der Vollmachtsurkunde handelt und die WEG wissentlich ein solches Handeln toleriert, können die Wohnungseigentümer bei unberechtigt abgeschlossenen Verträgen nicht geltend machen, dass der Verwalter ohne Vollmacht gehandelt hat (sogenannte Duldungs- und Anscheinsvollmacht). Die WEG wird durch die abgeschlossenen Verträge verpflichtet.

    Der Bundestag in Berlin, auf dem Rasen liegen zahlreiche Menschen und genießen die Sonne.

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    Verwaltervollmacht & die WEG-Reform: Einschränkungen

    Durch die WEG-Reform, die am 1. Dezember 2020 in Kraft getreten ist, besitzen WEG-Verwalter im Außenverhältnis eine fast uneingeschränkte Vertretungsmacht für die Wohnungseigentümergemeinschaft (§ 9b Abs. 1 WEG-neu). Doch es gibt auch Ausnahmen.

    Falls ein Grundstückskauf- oder Darlehensvertrag abgeschlossen werden, muss vorher ein Beschluss von den Wohnungseigentümern gefasst werden. Laut Gesetz kann sich ein solcher Beschluss auf ein spezifisch oder generell auf Geschäfte dieser Art beziehen.

    Der ursprüngliche Gesetzentwurf hatte eine unbeschränkte Vertretungsmacht des Verwalters vorgesehen, was jedoch von Seiten der Wohnungseigentümer auf große Kritik gestoßen ist, da man somit zu sehr deren Rechte eingrenzen würde.

    Verwaltervollmacht: Gratis Muster

    Grundsätzlich gilt, dass eine Verwaltervollmacht folgende Punkte beinhalten sollte:

    • Die betreffende Immobilie mit Adresse
    • Die Bezeichnung der Hausverwaltung mit Ansprechpartner
    • Inhalt der Vollmacht (möglichst klar und detailliert beschrieben)
    • Ausgeschlossene Aufgaben
    • Möglichkeit zum Widerruf, Gültigkeit
    • Unterschrift

    Wir haben für Sie und Ihre WEG ein gratis Verwaltervollmacht-Muster zum Download vorbereitet, welches Sie sofort einsetzen können.