Die Instandhaltungsrücklage ist ein fester monatlicher Betrag, den jeder Wohnungseigentümer – ohne Ausnahme – zahlen muss. Im neuen WEG-Gesetz ist von der Erhaltungsrücklage (früher Instandhaltungsrückstellung) die Rede.
Das dadurch gebildete finanzielle Polster steht dann bei Reparaturen, Sanierungen oder anderen baulichen Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum zur Verfügung.
Sinn und Zweck der Instandhaltungsrücklage ist es, durch die angesparte Reserve hohe finanzielle Einzelbelastungen von Wohnungseigentümern abzuwenden.
Wie hoch der Betrag ausfällt, ist sehr unterschiedlich. Eine gesetzliche Vorgabe gibt es nicht. Daher legt die Hausverwaltung üblicherweise im Jahreswirtschaftsplan die Höhe fest.
Grundsätzlich gilt aber: die Rücklage sollte umso höher sein, je älter und baufälliger das Gebäude ist.
Die Instandhaltungsrücklage muss vom Verwalter auf ein gesondertes Konto gebucht werden, das auf den Namen der WEG lauten sollte (nicht auf den Namen des Verwalters).
Jetzt erfahren Sie Schritt für Schritt die wichtigsten Fakten rund um das Thema Instandhaltungsrücklage.
Was darf aus der Instandhaltungsrücklage bezahlt werden?
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Wenn Kosten auf die WEG zukommen, erscheint es oft attraktiv, diese aus der "eisernen Reserve" der Instandhaltungsrücklage zu bezahlen. Doch hier ist Vorsicht geboten, denn sie darf ausschließlich für Zwecke ausgegeben werden, die auch der Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums dienen.
Folgende Tabelle zeigt Ihnen, wofür die Instandhaltungsrücklage aufgewendet werden darf und wofür nicht.
| Ja | Nein |
|---|---|
| - Sämtliche Handwerkerarbeiten am Gemeinschaftseigentum | - Versicherungen |
| - Bauliche Instandsetzungen | - Steuern |
| - Aufzugsreparatur oder -erneuerung | - Verwalterkosten |
| - laufende Kosten | |
| - Aufzugswartung | |
| - Hausmeister und Gärtner |
Eine gute Faustregel lautet hier: Eine Instandhaltungsrücklage kann niemals für laufende oder regelmäßige Kosten (auch Bewirtschaftungskosten genannt) genutzt werden.
Achtung: In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass sich Verwalter aus der Instandhaltungsrücklage bedienen, wenn laufende Kosten temporär die gezahlten Hausgelder übersteigen.
Dieses Vorgehen ist nicht zulässig und kein seriöser Hausverwalter wird die Instandhaltungsrücklage anzapfen, ohne einen Beschluss der WEG dafür vorweisen zu können.
Welche Höhe sollte die Instandhaltungsrücklage haben?
Das Gesetz macht keine konkreten Vorgaben dazu, wie hoch eine Instandhaltungsrücklage sein sollte, lediglich angemessen sollte sie sein (§ 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG). Der wichtigste Faktor ist hier das Alter des Gebäudes – je älter die Immobilie, desto höher sollte die Instandhaltungsrücklage sein.
Als Richtwert dienen hier oft die Vorgaben des sozialen Wohnungsbaus. Dort nämlich ist die Höhe der Instandhaltungsrücklage festgelegt und nach Alter des Wohngebäudes gestaffelt.
Die folgende Tabelle zeigt die maximale Höhe pro Quadratmeter und Jahr.
| Alter des Wohngebäudes | max. €/qm (ohne Aufzug) | max. €/qm (mit Aufzug) |
|---|---|---|
| bis 21 Jahre | 7,10 Euro | 8,10 Euro |
| 22 bis 31 Jahre | 9,00 Euro | 10,00 Euro |
| ab 32 Jahre | 11,50 Euro | 12,50 Euro |
Eine weitere Möglichkeit zur Berechnung der Instandhaltungsrücklage ist die sogenannte Peterssche Formel.
Berechnung mit der Petersschen Formel
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Hier wird nicht vom Alter der Immobilie ausgegangen, sondern von den Baukosten des Gebäudes.
Konkret erfolgt wie Berechnung wie folgt: die damaligen Baukosten pro qm2 werden mit dem Faktor 1,5 multipliziert und dann durch 80 geteilt.
Ergebnis sind die geschätzten Instandhaltungskosten, die in den nächsten 80 Jahren pro qm2 anfallen. Es empfiehlt sich, etwa 70% dieses Betrags pro Jahr und Quadratmeter in die Instandhaltungsrücklage fließen zu lassen.
Voraussetzung für die Anwendung der Petersschen Formel ist natürlich, dass die Baukosten eines Gebäudes bekannt sind. Gerade bei Altbauten aus der Gründerzeit ist dies meistens nicht der Fall. Hier lässt sich nur mittels eines Bausachverständigen ein ungefährer Betrag schätzen.
In der Praxis zeigt sich, dass die Instandhaltungsrücklage meist sehr hoch ausfällt, wenn die Peterssche Formel angewendet wird. Entsprechend viel Geld sammelt sich als Reserve an.
In Zeiten von hohen Zinsen mag das vielleicht attraktiv sein, doch mit der heutigen Niedrigzinspolitik lohnt es sich nicht mehr, mit der Instandhaltungsrücklage Geld anzusparen. Zudem müssen etwaige Zinsen zusätzlich versteuert werden, was diese Anlageform noch unattraktiver macht.
Doch woran erkennt man eigentlich, dass eine Instandhaltungsrücklage zu hoch ist? Im Folgenden haben wir drei Szenarien gegenübergestellt.
- Die Instandhaltungsrücklage ist zu hoch
Die monatlichen Fixkosten für die Wohnungseigentümer bewegen sich auf einem derart hohen Niveau, dass sie für Eigentümer kaum noch zu stemmen sind und das Wohneigentum unattraktiv machen.
- Die Instandhaltungsrücklage ist zu niedrig
Ist sie zu niedrig angesetzt, steigt das Risiko einer teuren Sonderumlage, wenn eine größere Reparatur ansteht und die angesparte Reserve dafür nicht ausreicht. Dann können sich schnell Liquiditätsengpässe bei Eigentümern ergeben, oft bis zur Zahlungsunfähigkeit, was wiederum die WEG in die Gemeinschaftshaftung führt.
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Tipp: Im Falle des Falles kann die WEG mit einzelnen Eigentümern eine Ratenzahlung vereinbaren, wenn Sonderumlagen nicht auf einen Schlag bezahlt werden können.
- Die Instandhaltungsrücklage ist genau richtig
Eine angemessene Instandhaltungsrücklage erkennen Sie meist daran, dass sie nie ganz aufgebraucht werden muss, sich aber auch keine Unsummen an Geld über die Jahre ansammeln.
Ein Verwalter mit Sachkenntnis weiß in etwa, welche Sanierungen bei einem Gebäude anstehen könnten und passt den jährlichen Wirtschaftsplan daran an. So gesehen sorgt er dafür, dass die eiserne Reserve Instandhaltungsrücklage auch eine Reserve bleibt. Denn Notfälle oder höhere Gewalt wie Sturmschäden kann es immer geben.
Darf ich die Instandhaltungsrücklage auf den Mieter umlegen?
Die Instandhaltungsrücklage gehört zum nicht-umlagefähigen Teil des Hausgelds. Daher kann sie nicht auf den Mieter umgelegt werden und muss immer vom Wohnungseigentümer gezahlt werden.
Ein Mieter nutzt lediglich das Gemeinschaftseigentum, für dessen Erhaltung und Instandsetzung ist er aber nicht zuständig.
Auszahlung der Instandhaltungsrücklage bei Verkauf der Wohnung – geht das?
Diese Frage wird oft von Wohnungseigentümern gestellt, denn an sich klingt es logisch: Wer seine Wohnung verkauft, möchte auch seinen Anteil an der Instandhaltungsrücklage zurückbekommen. Schließlich profitiert der Verkäufer ja nicht mehr von zukünftigen Instandsetzungen.
Das Gesetz schiebt hier allerdings einen klaren Riegel vor. Einen Anspruch auf Auszahlung der Instandhaltungsrücklage gibt es nicht. Gängige Praxis ist es daher, den Eigenanteil an der Instandhaltungsrückstellung einfach auf den Kaufpreis der Wohnung aufzuschlagen. Dies sollte dann im Kaufvertrag auch explizit vermerkt werden.
Tipp: Als Wohnungskäufer sollten Sie immer Auskunft über die Höhe der Instandhaltungsrücklage und den jeweiligen Anteil verlangen.
Wichtig ist hier, dass die Instandhaltungsrücklage im Gegensatz zum reinen Kaufpreis der Wohnung nicht steuerpflichtig ist. Wenn Sie also Grunderwerbssteuer für Ihre neu gekaufte Wohnung zahlen möchten, müssen Sie die mitgekaufte Instandhaltungsrücklage vor der Versteuerung abziehen.
Ist die Instandhaltungsrücklage steuerlich absetzbar?
Die Instandhaltungsrücklage zählt nicht zu den sogenannten Werbungskosten. Daher können Sie die gezahlten monatlichen Beiträge nicht einfach steuerlich geltend machen.
Steuerlich relevant wird die Instandhaltungsrücklage nur, wenn sie tatsächlich für Reparaturen genutzt – sprich Geld ausgegeben – wird.
Nur die angefallenen Kosten können Sie also – anteilig gemäß Ihrer Miteigentumsanteile – als Werbungskosten von der Steuer absetzen.
Fazit – Instandhaltungsrücklage muss angemessen sein
Eine zu hohe Instandhaltungsrücklage schlägt sich in hohen monatlichen Hausgeldrechnungen nieder. Ist sie zu niedrig, steigt das Risiko einer teuren Sonderumlage. Daher ist es vor allen Dingen wichtig, dass die Instandhaltungsrücklage angemessen veranschlagt wird.
Dies ist Aufgabe der Hausverwaltung, die den jährlichen Wirtschaftsplan erstellt und die Höhe der Instandhaltungsrücklage festlegt. Wenn dieser von der Eigentümerversammlung per Beschluss bestätigt wird, kann der finanzielle Puffer Monat für Monat angespart werden.
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