Jede WEG kennt es – einmal jährlich wird abgerechnet, und zwar in Form der Jahresabrechnung.
Mit dieser erfahren Sie als Wohnungseigentümer, ob Sie für das abgeschlossene Wirtschaftsjahr eine Nachzahlung tätigen müssen oder eventuell eine Rückerstattung erhalten.
Die WEG-Abrechnung betrifft sowohl die jeweiligen Miteigentümer als auch den Verwalter, der sie erstellen muss.
Wichtig: Die Jahresabrechnung besteht aus der Gesamtabrechnung und den Einzelabrechnungen. Für Wohnungseigentümer sind vor allem die Letzteren relevant, jedoch sollten Sie auch die Gesamtabrechnung prüfen, denn diese bezieht sich auf die gesamte WEG.
In diesem Beitrag erfahren Sie unter anderem, was in der WEG-Abrechnung enthalten sein sollte & was passiert, wenn der Verwalter seiner Pflicht nicht nachkommt.
Jahresabrechnung vs. Einzelabrechnungen [der Unterschied]
Wie bereits erwähnt, besteht die Jahresabrechnung aus
- der Gesamtabrechnung
und
- Einzelabrechnungen.
In der Einzelabrechnung werden die Einnahmen/Ausgaben auf die jeweiligen Wohnungseigentümer umgelegt. Dadurch verpflichten sie diese zur Lasten- und Kostentragung.
Sinn und Zweck der Einzelabrechnungen besteht darin, den Beitrag eines jeden Wohnungseigentümers an den Kosten der WEG zu bestimmen. Diese Beteiligung an den WEG-Kosten ergibt sich normalerweise aus Ihren Miteigentumsanteilen (unter der Voraussetzung, dass kein anderer Verteilungsschlüssel beschlossen wurde).
Es muss also für jedes Wohnungs- und Teileigentum eine separate Einzelabrechnung erstellt und zur Jahresabrechnung beigefügt werden.
Rollenverteilung bei der Erstellung der WEG-Abrechnung – wer übernimmt was?
Der Verwalter einer WEG ist laut Gesetz dazu verpflichtet, nach Ablauf des Abrechnungszeitraums (Kalenderjahres) eine Abrechnung für die Wohnungseigentümergemeinschaft zu erstellen (§ 28 Abs. 3 WEG).
Wichtig: Sofern in der Teilungserklärung und dem Verwaltervertrag nicht geregelt ist, wann die Abrechnung zu erfolgen hat, gilt in der Regel die sechsmonatige Frist nach Ablauf des Abrechnungszeitraums.
Die Form, in welcher die Abrechnung erfolgen muss, ist jedoch nicht definiert. Infolgedessen sollten Sie sich nicht wundern, falls die Jahresabrechnungen anderer WEGs nicht so aussehen wie Ihre. Auch wenn das Format nicht einheitlich ist, müssen darin immer bestimmte Informationen zu finden sein. Mehr dazu in einem der folgenden Kapitel.
Wenn es um die Jahresabrechnung geht, ist jedoch nicht nur der Verwalter involviert, auch andere spielen dabei eine Rolle. Wer also übernimmt welche Aufgabe?
- Der Verwalter – erstellt die WEG-Abrechnung nach Abschluss des Wirtschaftsjahres
- Verwaltungsbeirat / fachlich versierter Miteigentümer – prüft die Jahresabrechnung für die WEG & präsentiert die Ergebnisse den anderen Miteigentümern auf der Eigentümerversammlung. Zudem hat der Verwaltungsbeirat gemäß § 29 Abs. 2 WEG-neu auch die Überwachung des Verwalters übernommen.
- Eigentümerversammlung – fasst einen Beschluss über die WEG-Abrechnung (sie nimmt sie an oder lehnt sie ab)
TIPP: Falls Sie irgendwelche Fragen bezüglich der Jahresabrechnung haben, ist die Eigentümerversammlung der richtige Ort, um Antworten zu bekommen. Wenn Ihr Verwalter kompetent und seriös ist, wird er keine Frage unbeantwortet lassen. Zudem ist er dazu verpflichtet, Verwaltungsunterlagen der WEG zur Versammlung mitzubringen – dadurch lassen sich bestimmte Unklarheiten bezüglich der Gesamt- oder Einzelabrechnungen oft schnell klären.
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WEG-Abrechnung: Indiz für die Kompetenz Ihres Verwalters
Wenn es ums Thema der WEG-Abrechnung geht, darf auch der Wirtschaftsplan nicht außer Acht gelassen werden. Dieser stellt nämlich eine Prognose bezüglich der WEG-Einnahmen und -Ausgaben dar.
Ob diese nun eingetreten ist, zeigt schlussendlich die Jahresabrechnung sowie die Einzelabrechnungen.
Denn dadurch erfahren Sie als Wohnungseigentümer, ob Sie nachzahlen müssen oder Geld zurückerstattet bekommen – sind die Nachzahlungen oder Rückerstattungen gering, ist das ein Indiz dafür, dass Ihr Verwalter einen guten Wirtschaftsplan erstellt hat. Ist das Gegenteil der Fall, muss der Wirtschaftsplan fürs nächste Jahr angepasst werden.
Bedeutung der Jahresabrechnung für Kapitalanleger
Besonders für Kapitalanleger, also diejenigen Eigentümer, die ihre Wohnung nicht selbst bewohnen, sondern vermieten, ist die Jahresabrechnung extrem wichtig.
Denn sie brauchen die WEG-Abrechnung, um sehen zu können, welche Kosten umlagefähig sind (z. B. Straßenreinigung, Entwässerung), damit sie diese dem Mieter in Rechnung stellen können. Mit der Betriebskostenabrechnung werden sie dann verrechnet.
Der Vermieter muss am Ende des Jahres nämlich auch eine Abrechnung erstellen und sie dem Mieter zukommen lassen. Oft wird im WEG-Vertrag vereinbart, dass die Verwaltung beides übernimmt – also die Erstellung der WEG-Abrechnung sowie die Abrechnung für die jeweiligen Mieter.
Um es nochmal zusammenzufassen – der Vermieter benötigt die Abrechnung vom Verwalter, damit er auch für seinen Mieter einer erstellen kann. Eine Kettenreaktion also.
Daher ist es wesentlich, dass sich der Verwalter an die Erstellungsfrist hält.
Wenn der Verwalter seiner Pflicht nicht nachkommt [Praxis-Beispiel]
Im Alltag kommt es manchmal vor, dass der Verwalter nicht fristgemäß die Jahresabrechnung erstellt. Was können Sie in diesem Fall als Wohnungseigentümer tun?
TIPP: Reichen Sie nicht gleich eine Klage ein!
Denn erstmal muss der Verwalter in Verzug gesetzt werden – d. h. ihm wird eine Frist genannt, in der er die WEG-Abrechnung zu erstellen hat.
Sollte er auch dieser Aufforderung nicht nachkommen, kann anhand einer Klage die Abrechnung erzwungen werden. Alternativ können auch Abrechnungsunternehmen beauftragt werden, um die Jahresabrechnung für die WEG vorzunehmen. Diese Kosten die WEG dann der Hausverwaltung in Rechnung stellen.
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Daran erkennen Sie eine korrekte Jahresabrechnung
Das Wesentliche schonmal vorab:
Die Jahresabrechnung muss verständlich und nachvollziehbar sein!
Das WEG enthält zwar keine genauen Form- bzw. Layout-Regelungen, dennoch muss die WEG-Abrechnung einige Vorgaben erfüllen.
– Sie muss eine genaue Auflistung derjenigen Einnahmen/Ausgaben enthalten, die auch tatsächlich entstanden und von den Konten der WEG zu- oder abgeflossen sind.
Zu den Ausgaben einer WEG gehören z. B.
- Straßenreinigung
- Müllabfuhr
- Dachrinnenreinigung
- Gartenpflege
- Gebäudeversicherung
- Hauswart
- Instandhaltungsrücklage
– Wartung Feuerlöscher
Zu den Einnahmen zählen hingegen z. B.
- gezahlte Hausgelder
- Kellermieteinnahmen
- Stellplatzmieteinnahmen
- Zahlungen ehemaliger Eigentümer usw.
– Sie darf keine inhaltlichen Fehler enthalten.
– Sie muss so gestaltet sein, dass kein Steuerberater oder Buchhalter nötig ist, um sie zu verstehen.
– Sie muss Angaben zu Konten und Rücklagen beinhalten (Anfangs- & Endstände der Gemeinschaftskonten, Entwicklung/Höhe der Rücklagen)
TIPP: Zwar ist es Aufgabe des Verwaltungsbeirats, die Jahresabrechnung der Verwaltung genau zu prüfen, jedoch sollten auch Sie als Wohnungseigentümer immer einen genauen Blick auf diese werfen!
Die 5 häufigsten Fehler bei der Jahresabrechnung
Nicht immer haben WEGs einen seriösen und kompetenten Verwalter. In solchen Fällen wird gerne auch mal bei der Erstellung der Jahresabrechnung getrickst – oder die Jahresabrechnung wird nachlässig erstellt.
Wir haben für Sie deshalb die 5 häufigsten Fehler bei der WEG-Abrechnung aufgelistet, damit Sie wissen, worauf Sie beim Erhalt der nächsten besonders achten sollten.
- Zahlendreher – Dieser Trick gehört zu den beliebtesten. Dann wird z. B. schnell aus €3.254,11 € mal eben €3.542,11 – zu Ungunsten der WEG versteht sich.
- Abrechnungszeitraum – In der Jahresabrechnung wird ein falscher Abrechnungszeitraum genannt (für das Wirtschaftsjahr 2020 müssen die Kontostände zum 1.1.2020 und 31.12.2020 genannt werden).
- Verteilungsschlüssel – Es kann auch vorkommen, dass einer bzw. mehrere Verteilungsschlüssel nicht korrekt angewandt oder unberechtigte Kosten auf einzelne Wohnungseigentümer abgewälzt werden.
- Einzelabrechnungen – Sie erhalten nur die Gesamtabrechnung der Einnahmen und Ausgaben der WEG, jedoch keine Einzelabrechnungen für Ihre Eigentumsanteile.
- Instandhaltungsrücklage - Gelder aus der Instandhaltungsrücklage wurden bereits für zukünftige Sanierungen abgezogen und fehlen infolgedessen. Denn in der Jahresabrechnung dürfen NUR diejenigen Ausgaben aufgelistet sein, die auch tatsächlich angefallen sind.
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