Das Wichtigste im Überblick
- Die Jahresabrechnung besteht aus der Gesamtabrechnung und den Einzelabrechnungen; für Sie als Eigentümer weist die Einzelabrechnung ein Guthaben oder eine Nachzahlung aus.
- Der Verwalter muss die Abrechnung nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erstellen (Quelle: § 28 Abs. 2 WEG). Als angemessen gilt eine Vorlage innerhalb von etwa sechs Monaten.
- Jeder Eigentümer darf die zugrunde liegenden Belege einsehen (Quelle: § 18 Abs. 4 WEG) und die Abrechnung vor der Genehmigung sorgfältig prüfen.
- Der Genehmigungsbeschluss der Eigentümerversammlung entfaltet Feststellungswirkung. Danach lassen sich Fehler nur noch innerhalb der einmonatigen Anfechtungsfrist korrigieren.
Jede WEG kennt es – einmal jährlich wird abgerechnet, und zwar in Form der Jahresabrechnung.
Mit dieser erfahren Sie als Wohnungseigentümer, ob Sie für das abgeschlossene Wirtschaftsjahr eine Nachzahlung tätigen müssen oder eventuell eine Rückerstattung erhalten.
Die WEG-Abrechnung betrifft sowohl die jeweiligen Miteigentümer als auch den Verwalter, der sie erstellen muss.
Wichtig: Die Jahresabrechnung besteht aus der Gesamtabrechnung und den Einzelabrechnungen. Für Wohnungseigentümer sind vor allem die Letzteren relevant, jedoch sollten Sie auch die Gesamtabrechnung prüfen, denn diese bezieht sich auf die gesamte WEG.
In diesem Beitrag erfahren Sie unter anderem, was in der WEG-Abrechnung enthalten sein sollte und was passiert, wenn der Verwalter seiner Pflicht nicht nachkommt.
Jahresabrechnung vs. Einzelabrechnungen [der Unterschied]
Wie bereits erwähnt, besteht die Jahresabrechnung aus
- der Gesamtabrechnung
und
- Einzelabrechnungen.
In der Einzelabrechnung werden die Einnahmen und Ausgaben auf die jeweiligen Wohnungseigentümer umgelegt. Dadurch verpflichten sie diese zur Lasten- und Kostentragung.
Sinn und Zweck der Einzelabrechnungen besteht darin, den Beitrag eines jeden Wohnungseigentümers an den Kosten der WEG zu bestimmen. Diese Beteiligung an den WEG-Kosten ergibt sich normalerweise aus Ihren Miteigentumsanteilen (unter der Voraussetzung, dass kein anderer Verteilungsschlüssel beschlossen wurde).
Es muss also für jedes Wohnungs- und Teileigentum eine separate Einzelabrechnung erstellt und zur Jahresabrechnung beigefügt werden.
Rollenverteilung bei der Erstellung der WEG-Abrechnung – wer übernimmt was?
Der Verwalter einer WEG ist laut Gesetz dazu verpflichtet, nach Ablauf des Abrechnungszeitraums (Kalenderjahres) eine Abrechnung für die Wohnungseigentümergemeinschaft zu erstellen (Quelle: § 28 Abs. 2 WEG). Seit der WEG-Reform 2020 beschließt die Gemeinschaft dabei nur noch über die Nachschüsse und angepassten Vorschüsse, nicht mehr über die gesamte Abrechnung.
Wichtig: Sofern in der Teilungserklärung und dem Verwaltervertrag nicht geregelt ist, wann die Abrechnung zu erfolgen hat, gilt in der Regel eine sechsmonatige Frist nach Ablauf des Abrechnungszeitraums.
Die Form, in welcher die Abrechnung erfolgen muss, ist jedoch nicht definiert. Infolgedessen sollten Sie sich nicht wundern, falls die Jahresabrechnungen anderer WEGs nicht so aussehen wie Ihre. Auch wenn das Format nicht einheitlich ist, müssen darin immer bestimmte Informationen zu finden sein. Mehr dazu in einem der folgenden Kapitel.
Wenn es um die Jahresabrechnung geht, ist jedoch nicht nur der Verwalter involviert, auch andere spielen dabei eine Rolle. Wer also übernimmt welche Aufgabe?
- Der Verwalter – erstellt die WEG-Abrechnung nach Abschluss des Wirtschaftsjahres.
- Verwaltungsbeirat oder fachlich versierter Miteigentümer – prüft die Jahresabrechnung für die WEG und präsentiert die Ergebnisse den anderen Miteigentümern auf der Eigentümerversammlung. Zudem hat der Verwaltungsbeirat die Überwachung des Verwalters übernommen (Quelle: § 29 Abs. 2 WEG).
- Eigentümerversammlung – fasst einen Beschluss über die WEG-Abrechnung (sie nimmt sie an oder lehnt sie ab).
Tipp: Falls Sie Fragen zur Jahresabrechnung haben, ist die Eigentümerversammlung der richtige Ort, um Antworten zu bekommen. Ein kompetenter und seriöser Verwalter lässt keine Frage unbeantwortet. Zudem ist er verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen der WEG zur Versammlung mitzubringen. Dadurch lassen sich Unklarheiten bezüglich der Gesamt- oder Einzelabrechnungen oft schnell klären.
Fristen für die Jahresabrechnung: Was sagt der BGH?
Das WEG nennt keine ausdrückliche Frist, bis wann der Verwalter die Jahresabrechnung vorlegen muss. Der BGH (Bundesgerichtshof) hat hier jedoch klare Erwartungen formuliert.
Danach ist eine zeitnahe Erstellung geboten. In der Praxis gilt eine Vorlage innerhalb von etwa drei bis sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres als angemessen (Quelle: BGH, Az. V ZR 243/12). Spätestens bis zum Ablauf des Folgejahres sollte die Abrechnung erstellt und zur Beschlussfassung vorliegen.
Tipp: Liegt die Abrechnung für ein Wirtschaftsjahr auch nach Ablauf der üblichen Frist nicht vor, sollten Sie den Verwalter schriftlich zur Vorlage auffordern. Auf der nächsten Eigentümerversammlung können Sie zudem einen Beschluss zur Fristsetzung anstoßen.
WEG-Abrechnung: Indiz für die Kompetenz Ihres Verwalters
Wenn es ums Thema der WEG-Abrechnung geht, darf auch der Wirtschaftsplan nicht außer Acht gelassen werden. Dieser stellt nämlich eine Prognose bezüglich der WEG-Einnahmen und -Ausgaben dar.
Ob diese eingetreten ist, zeigt schlussendlich die Jahresabrechnung sowie die Einzelabrechnungen.
Denn dadurch erfahren Sie als Wohnungseigentümer, ob Sie nachzahlen müssen oder Geld zurückerstattet bekommen. Sind die Nachzahlungen oder Rückerstattungen gering, ist das ein Indiz dafür, dass Ihr Verwalter einen guten Wirtschaftsplan erstellt hat. Ist das Gegenteil der Fall, sollte der Wirtschaftsplan fürs nächste Jahr angepasst werden.
Bedeutung der Jahresabrechnung für Kapitalanleger
Besonders für Kapitalanleger, also diejenigen Eigentümer, die ihre Wohnung nicht selbst bewohnen, sondern vermieten, ist die Jahresabrechnung wichtig.
Denn sie benötigen die WEG-Abrechnung, um zu erkennen, welche Kosten umlagefähig sind (zum Beispiel Straßenreinigung oder Entwässerung), damit sie diese dem Mieter in Rechnung stellen können. Mit der Betriebskostenabrechnung werden sie dann verrechnet.
Der Vermieter muss am Ende des Jahres nämlich ebenfalls eine Abrechnung erstellen und sie dem Mieter zukommen lassen. Oft wird im WEG-Vertrag vereinbart, dass die Verwaltung beides übernimmt – also die Erstellung der WEG-Abrechnung sowie die Abrechnung für die jeweiligen Mieter.
Um es zusammenzufassen: Der Vermieter benötigt die Abrechnung vom Verwalter, damit er auch für seinen Mieter eine erstellen kann. Eine Kettenreaktion also.
Daher ist es wesentlich, dass sich der Verwalter an die Erstellungsfrist hält.
Wenn der Verwalter seiner Pflicht nicht nachkommt [Praxis-Beispiel]
Im Alltag kommt es manchmal vor, dass der Verwalter die Jahresabrechnung nicht fristgemäß erstellt. Was können Sie in diesem Fall als Wohnungseigentümer tun?
Tipp: Reichen Sie nicht gleich eine Klage ein.
Denn zunächst muss der Verwalter in Verzug gesetzt werden. Das heißt, ihm wird eine Frist genannt, in der er die WEG-Abrechnung zu erstellen hat.
Sollte er auch dieser Aufforderung nicht nachkommen, lässt sich die Abrechnung mit einer Klage erzwingen. Alternativ kann die Gemeinschaft ein Abrechnungsunternehmen beauftragen, um die Jahresabrechnung für die WEG zu erstellen. Diese Kosten kann die WEG anschließend der Hausverwaltung in Rechnung stellen.
Daran erkennen Sie eine korrekte Jahresabrechnung
Das Wesentliche vorab:
Die Jahresabrechnung muss verständlich und nachvollziehbar sein.
Das WEG enthält zwar keine genauen Form- oder Layout-Regelungen, dennoch muss die WEG-Abrechnung einige Vorgaben erfüllen.
– Sie muss eine genaue Auflistung derjenigen Einnahmen und Ausgaben enthalten, die auch tatsächlich entstanden und von den Konten der WEG zu- oder abgeflossen sind.
Zu den Ausgaben einer WEG gehören zum Beispiel:
- Straßenreinigung
- Müllabfuhr
- Dachrinnenreinigung
- Gartenpflege
- Gebäudeversicherung
- Hauswart
- Zuführung zur Erhaltungsrücklage (früher Instandhaltungsrücklage)
- Wartung der Feuerlöscher
Zu den Einnahmen zählen hingegen zum Beispiel:
- gezahlte Hausgelder
- Kellermieteinnahmen
- Stellplatzmieteinnahmen
- Zahlungen ehemaliger Eigentümer
– Sie darf keine inhaltlichen Fehler enthalten.
– Sie muss so gestaltet sein, dass kein Steuerberater oder Buchhalter nötig ist, um sie zu verstehen.
– Sie muss Angaben zu Konten und Rücklagen beinhalten (Anfangs- und Endstände der Gemeinschaftskonten, Entwicklung und Höhe der Erhaltungsrücklage).
Tipp: Zwar ist es Aufgabe des Verwaltungsbeirats, die Jahresabrechnung der Verwaltung genau zu prüfen, dennoch sollten auch Sie als Wohnungseigentümer immer einen genauen Blick darauf werfen.
Belegeinsicht, Prüfung und Genehmigung durch die Eigentümerversammlung
Jeder Eigentümer hat das Recht und die Aufgabe, die Jahresabrechnung sorgfältig zu prüfen. Die Genehmigung erfolgt anschließend durch einen Beschluss der Eigentümerversammlung.
Recht auf Belegeinsicht: Jeder Wohnungseigentümer darf die zur Abrechnung gehörenden Belege wie Rechnungen und Kontoauszüge einsehen (Quelle: § 18 Abs. 4 WEG). Der Verwalter muss die Unterlagen dafür bereitstellen. Auch eine digitale Einsichtnahme ist zunehmend üblich und anerkannt, sofern die technischen Voraussetzungen gegeben sind und keine unzumutbaren Mehrkosten entstehen (Quelle: BGH, Az. V ZR 198/10).
Feststellungswirkung des Beschlusses: Der Genehmigungsbeschluss über die Abrechnungsspitze hat eine sogenannte Feststellungswirkung. Fehler lassen sich danach nur noch durch eine fristgerechte Anfechtung des Beschlusses korrigieren. Die Anfechtungsfrist beträgt einen Monat ab der Beschlussfassung (Quelle: § 45 WEG). Prüfen Sie die Abrechnung daher rechtzeitig vor Ablauf dieser Frist.
Die 5 häufigsten Fehler bei der Jahresabrechnung
Nicht immer haben WEGs einen seriösen und kompetenten Verwalter. In solchen Fällen wird bei der Erstellung der Jahresabrechnung mitunter getrickst – oder die Abrechnung wird nachlässig erstellt.
Wir haben für Sie deshalb die fünf häufigsten Fehler bei der WEG-Abrechnung aufgelistet, damit Sie wissen, worauf Sie beim Erhalt der nächsten besonders achten sollten.
- Zahlendreher – Dieser Fehler ist häufig. So wird zum Beispiel aus 3.254,11 € schnell 3.542,11 € – meist zu Ungunsten der WEG.
- Abrechnungszeitraum – In der Jahresabrechnung wird ein falscher Abrechnungszeitraum genannt (für das Wirtschaftsjahr 2020 müssen die Kontostände zum 1.1.2020 und 31.12.2020 genannt werden).
- Verteilungsschlüssel – Es kann vorkommen, dass ein oder mehrere Verteilungsschlüssel nicht korrekt angewandt oder unberechtigte Kosten auf einzelne Wohnungseigentümer abgewälzt werden.
- Einzelabrechnungen – Sie erhalten nur die Gesamtabrechnung der Einnahmen und Ausgaben der WEG, jedoch keine Einzelabrechnungen für Ihre Eigentumsanteile.
- Erhaltungsrücklage – Gelder aus der Erhaltungsrücklage wurden bereits für künftige Sanierungen abgezogen und fehlen infolgedessen. Denn in der Jahresabrechnung dürfen nur diejenigen Ausgaben aufgelistet sein, die auch tatsächlich angefallen sind.
Aktuelle BGH-Rechtsprechung zur Jahresabrechnung
Die Rechtsprechung des BGH präzisiert die Anforderungen an die Jahresabrechnung fortlaufend. Zwei Entscheidungen sind für die Praxis besonders relevant:
- Die Abrechnung muss die Einnahmen und Ausgaben sowie die Entwicklung der Erhaltungsrücklage transparent darstellen. Ein Verstoß kann die Abrechnung anfechtbar machen (Quelle: BGH, Az. V ZR 191/20).
- Auch die Beschlusskompetenz der Eigentümerversammlung ist zu beachten. Eine Abrechnung mit wesentlichen formellen Mängeln bleibt anfechtbar, selbst wenn sie inhaltlich richtig ist (Quelle: BGH, Az. V ZR 4/22).
Weiterführende Hinweise finden Sie in unseren Beiträgen zur Teilanfechtung der WEG-Jahresabrechnung sowie zur Jahresabrechnung beim Verwalterwechsel.
Fazit: Eine transparente Jahresabrechnung schafft Vertrauen
Die Jahresabrechnung ist ein zentrales Instrument jeder Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie sorgt für Transparenz über die Gemeinschaftsfinanzen und stellt die korrekte Verteilung der Kosten sicher.
Mit der WEG-Reform 2020 und der laufenden Präzisierung durch den BGH sind die Anforderungen an Erstellung und Prüfung gestiegen. Wir empfehlen Ihnen, die Abrechnung stets sorgfältig zu prüfen, bei Bedarf Belege einzufordern und die einmonatige Anfechtungsfrist im Blick zu behalten. So vermeiden Sie Fallstricke und sichern die finanzielle Gesundheit Ihrer WEG.
Das könnte Sie noch interessieren:
