Die GdWE als Arbeitgeber: Hausmeister & Reinigungskraft rechtssicher anstellen – Minijob & Pflichten

Das Wichtigste im Überblick

• Seit der WEG-Reform 2020 ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) teilrechtsfähig. Sie kann eigenes Personal wie einen Hausmeister oder eine Reinigungskraft selbst anstellen und ist damit vollwertige Arbeitgeberin (Quelle: § 9a Abs. 1 WEG).
• Über die Einstellung entscheidet die Eigentümerversammlung per Beschluss. Ein Arbeitsvertrag mit den wesentlichen Bedingungen ist schriftlich niederzulegen (Quelle: § 2 NachwG).
• Auch für Minijobs gelten Mindestlohn, Unfallversicherung bei der BG BAU, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und bezahlter Urlaub.
• Werden Sozialabgaben, Mindestlohn oder Meldepflichten missachtet, drohen Nachforderungen und eine persönliche Haftung der Verantwortlichen.

Immer mehr Eigentümergemeinschaften entscheiden sich dafür, eigenes Personal zu beschäftigen – einen Hausmeister, eine Reinigungskraft oder beides. Das kann Kosten sparen und die Betreuung der Anlage verbessern. Zugleich übernimmt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) damit alle Pflichten einer Arbeitgeberin. Wer Arbeitsvertrag, Sozialabgaben, Unfallversicherung oder den Mindestlohn falsch handhabt, riskiert Nachforderungen und Bußgelder.

Dieser Beitrag erläutert, worauf Ihre GdWE bei der Anstellung achten muss – ob im Minijob oder in einem regulären Arbeitsverhältnis. Grundlage sind die WEG-Reform 2020 und die aktuelle Rechtslage.

1. Die GdWE als Arbeitgeberin: die Grundlagen

Seit der WEG-Reform 2020 ist die GdWE teilrechtsfähig und kann Trägerin von Rechten und Pflichten sein (Quelle: § 9a Abs. 1 WEG). Sie schließt Arbeitsverträge im eigenen Namen und ist damit vollwertige Arbeitgeberin. Wichtig ist die Abgrenzung: Beauftragt die WEG ein externes Reinigungs- oder Hausmeisterunternehmen als Dienstleister, bestehen keine arbeitsrechtlichen Pflichten. Diese entstehen nur bei einer direkten Anstellung.

Die Entscheidung, eigenes Personal einzustellen, trifft die Eigentümerversammlung per Beschluss. Dabei sollten nicht nur die Kosten, sondern auch die laufenden Arbeitgeberpflichten transparent dargestellt werden.

Tipp: Erstellen Sie vor der Suche ein Stellenprofil mit klaren Aufgaben, Arbeitszeiten und Erwartungen. Das beugt Missverständnissen vor und schafft eine saubere Grundlage für das Arbeitsverhältnis.

2. Der Arbeitsvertrag: Das gehört hinein

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist dringend zu empfehlen, auch beim Minijob. Er schafft Klarheit und ist im Streitfall entscheidend. Das Nachweisgesetz verlangt zudem, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen (Quelle: § 2 NachwG). Dazu zählen unter anderem:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien (GdWE und Arbeitnehmer)
• Beginn und – bei Befristung – Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Arbeitsort (die Wohnanlage)
• Kurze Beschreibung der Tätigkeit
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
• Vereinbarte Arbeitszeit
• Dauer des Jahresurlaubs
• Kündigungsfristen

Tipp: Nutzen Sie einen Musterarbeitsvertrag und passen Sie ihn präzise an. Achten Sie auf klare Aufgabenbeschreibungen, um eine Scheinselbstständigkeit bei vermeintlich externen Dienstleistern zu vermeiden.

3. Sozialversicherung: Minijob und reguläre Beschäftigung

Als Arbeitgeberin meldet die GdWE ihre Beschäftigten bei der Sozialversicherung an und führt Beiträge ab. Der Aufwand hängt von der Art der Beschäftigung ab.

Minijob (geringfügige Beschäftigung)

Beim Minijob meldet die GdWE den Arbeitnehmer bei der Minijob-Zentrale an (Quelle: § 8 Abs. 1 SGB IV). Es fallen pauschale Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung, eine Pauschalsteuer sowie Umlagen (U1, U2, Insolvenzgeldumlage) an. Der Arbeitnehmer ist in der Rentenversicherung grundsätzlich pflichtversichert, kann sich aber auf Antrag befreien lassen. Die Geringfügigkeitsgrenze ist an den Mindestlohn gekoppelt und wird dynamisch angehoben (Quelle: § 8 Abs. 1a SGB IV).

Reguläre Beschäftigung (Midijob, Teil- oder Vollzeit)

Übersteigt das Entgelt die Geringfügigkeitsgrenze, wird der Arbeitnehmer in allen Zweigen der Sozialversicherung pflichtig (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung). Die GdWE trägt die Beiträge anteilig und führt sie an die Krankenkasse ab. Eine korrekte monatliche Lohnabrechnung ist Pflicht; häufig wird dafür ein Steuerberater beauftragt.

Tipp: Für Minijobs ist die Minijob-Zentrale die zentrale Anlaufstelle. Sie bietet eine einfache Online-Anmeldung und ausführliche Informationen.

4. Unfallversicherung: Anmeldung bei der BG BAU

Alle Beschäftigten – ob Minijob, Teil- oder Vollzeit – stehen unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung (Quelle: § 2 SGB VII). Für eine GdWE mit Hausmeister oder Reinigungskraft ist die Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG BAU) zuständig. Die GdWE muss den Arbeitnehmer unverzüglich nach Beschäftigungsbeginn anmelden; die Beiträge trägt allein die Arbeitgeberin.

Eine fehlende oder verspätete Meldung kann im Schadensfall zu erheblichen Forderungen der BG BAU führen.

Tipp: Melden Sie neues Personal sofort nach der Einstellung online bei der BG BAU an. Das schützt Arbeitnehmer und GdWE gleichermaßen.

5. Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Urlaub

Auch angestellte Hausmeister und Reinigungskräfte haben Anspruch auf Lohnfortzahlung und bezahlten Urlaub:

• Entgeltfortzahlung bei Krankheit: Nach vierwöchiger ununterbrochener Beschäftigung besteht Anspruch auf Fortzahlung des Entgelts für bis zu sechs Wochen (Quelle: § 3 EntgFG). Die Kosten trägt die GdWE. Über die Umlage U1 erstattet die Krankenkasse kleineren Betrieben einen Teil davon.
• Urlaubsanspruch: Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage pro Jahr (Quelle: § 3 BUrlG).

Zu beachten ist außerdem die Nachweispflicht im Krankheitsfall. Die Anforderungen an die ärztliche Bescheinigung haben sich zuletzt verschärft; Einzelheiten dazu lesen Sie im Beitrag zur Attestpflicht für WEG-Angestellte.

Tipp: Berücksichtigen Sie im Wirtschaftsplan Rücklagen für Lohnfortzahlung und Urlaub, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

6. Der Mindestlohn

Der gesetzliche Mindestlohn gilt für alle Beschäftigten, auch für Hausmeister und Reinigungskräfte im Minijob (Quelle: § 1 MiLoG). Er wird regelmäßig angepasst; maßgeblich ist stets der zum Zahlungszeitpunkt gültige Wert. Da die Geringfügigkeitsgrenze an den Mindestlohn gekoppelt ist, verschiebt sich mit jeder Erhöhung auch die zulässige Stundenzahl im Minijob.

Entscheidend ist eine lückenlose Arbeitszeiterfassung. So weisen Sie nach, dass der durchschnittliche Stundenlohn den Mindestlohn nicht unterschreitet.

Tipp: Prüfen Sie bei jeder Anpassung des Mindestlohns, ob der Stundenlohn Ihres Personals noch passt, und dokumentieren Sie die Arbeitszeiten sorgfältig – etwa für Kontrollen durch den Zoll.

7. Haftung der GdWE

Als Arbeitgeberin verantwortet die GdWE Sicherheit und Gesundheit ihrer Beschäftigten. Bei Arbeitsunfällen tritt zwar primär die BG BAU ein, doch bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz kann die GdWE in Regress genommen werden. Auch für Pflichtverletzungen – etwa die Nichtabführung von Sozialabgaben oder die Unterschreitung des Mindestlohns – haftet sie. Dabei können die handelnden Organe, insbesondere der Verwalter, persönlich in die Pflicht genommen werden.

Zu beachten sind zudem die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO bei der Verarbeitung von Personaldaten. Diese Daten dürfen nur für den vorgesehenen Zweck genutzt und müssen geschützt werden.

Tipp: Holen Sie bei komplexen arbeitsrechtlichen Fragen frühzeitig fachanwaltlichen Rat ein. Eine vorbeugende Beratung ist meist günstiger als die spätere Korrektur von Fehlern.

8. Kündigung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Muss ein Arbeitsverhältnis enden, sind mehrere Regeln zu beachten:

• Kündigungsschutzgesetz (KSchG): Es greift erst, wenn die GdWE regelmäßig mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigt und das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht (Quelle: § 23 Abs. 1 KSchG). Für die meisten WEGs ist es daher nicht relevant.
• Kündigungsfristen: Sie ergeben sich aus dem Arbeitsvertrag oder dem Gesetz und sind nach Dauer der Beschäftigung gestaffelt (Quelle: § 622 BGB).
• Form: Eine Kündigung muss stets schriftlich erfolgen (Quelle: § 623 BGB).
• Arbeitszeugnis: Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis.

Tipp: Dokumentieren Sie wichtige Ereignisse wie Gespräche oder Abmahnungen sorgfältig. Das ist bei einer Kündigung oder vor dem Arbeitsgericht entscheidend.

Fazit: Rechtssichere Anstellung mit klaren Prozessen

Die GdWE als Arbeitgeberin trägt vielfältige Pflichten: vom korrekten Arbeitsvertrag über die Anmeldung bei Minijob-Zentrale und BG BAU bis zu Mindestlohn, Lohnfortzahlung und Kündigungsregeln. Wer diese Punkte kennt und sauber umsetzt, für den ist die direkte Anstellung eines Hausmeisters oder einer Reinigungskraft eine gute Lösung. Sie sorgt für eine verlässliche Betreuung der Anlage – vorausgesetzt, die rechtlichen Grundlagen stimmen. Holen Sie im Zweifel fachkundigen Rat ein und sichern Sie Ihre GdWE damit ab.