Wann benötigen Sie diese Vorlage?
Immer dann, wenn Ihre Gemeinschaft keine Beschlusssammlung hat, die vorhandene lückenhaft ist oder Sie eine bestehende Sammlung prüfen wollen. Die Pflicht selbst ist eindeutig: „Es ist eine Beschluss-Sammlung zu führen" (§ 24 Abs. 7 WEG). Geführt wird sie vom Verwalter, und wenn kein Verwalter bestellt ist, vom Vorsitzenden der Versammlung, sofern die Eigentümer nicht mit Stimmenmehrheit einen anderen dafür bestellen (§ 24 Abs. 8 WEG).
Die Vorlage richtet sich damit an drei Gruppen: an Verwaltungen, die die Sammlung ordnungsgemäß führen müssen, an selbstverwaltende Gemeinschaften, in denen die Pflicht auf den Versammlungsvorsitz übergeht, und an Verwaltungsbeiräte und Eigentümer, die Einsicht nehmen und die Sammlung auf Vollständigkeit prüfen wollen.
Die rechtlichen Hintergründe, also was hineingehört, wie „unverzüglich" auszulegen ist und welche Rechte Sie bei einer fehlenden Sammlung haben, erklärt unser Ratgeber Beschlusssammlung der WEG: Pflicht, Inhalt und Einsicht.
Was beinhaltet das Muster?
Eine Excel-Datei mit drei Tabellenblättern:
Anleitung: Ausfüllreihenfolge, Farblegende und eine Zusammenfassung der gesetzlichen Anforderungen aus § 24 Abs. 7 und 8 WEG. Dazu eine Übersicht, die automatisch mitzählt, wie viele Beschlüsse eingetragen sind, wie viele davon in Kraft, aufgehoben oder gelöscht sind und bei wie vielen Einträgen mehr als sieben Tage zwischen Beschluss und Eintragung lagen.
Beschlusssammlung: das eigentliche Register mit Kopfdaten der Gemeinschaft und 40 vorbereiteten Zeilen. Erfasst werden Art des Beschlusses (Versammlungsbeschluss, Umlaufbeschluss oder gerichtliche Entscheidung), Ort und Datum der Versammlung beziehungsweise der Verkündung, TOP, der vollständige Beschlusswortlaut, das Abstimmungsergebnis nach Ja, Nein und Enthaltungen, Vermerke über Anfechtung und Aufhebung, der Status sowie das Eintragungsdatum und die eintragende Person.
Drei Punkte rechnen sich selbst: Die Spalte „Nr." nummeriert fortlaufend und lückenfrei, sobald Sie einen Wortlaut eintragen. Die Spalte „Ergebnis" leitet aus den Stimmen ab, ob der Antrag angenommen oder abgelehnt wurde. Und die Spalten „Tage bis Eintragung" und „Hinweis" vergleichen Beschlussdatum und Eintragungsdatum und melden, wenn zwischen beiden mehr als eine Woche liegt. Genau das ist der Punkt, an dem sich später belegen lässt, ob unverzüglich eingetragen wurde.
Drei Beispielzeilen zeigen je eine Eintragsart im Format, das die Praxis verlangt, einschließlich eines vollständig ausformulierten Sanierungsbeschlusses mit benanntem Angebot und einer Urteilsformel mit Datum, Gericht und Parteien. Sie überschreiben oder löschen diese Zeilen.
Checkliste Prüfung: 13 Prüfpunkte für die Einsichtnahme, von „Existiert überhaupt eine Beschlusssammlung?" über „Sind die Einträge fortlaufend nummeriert, ohne Lücken?" bis „Sind auch abgelehnte Anträge enthalten?". Je Punkt tragen Sie „ja", „nein" oder „unklar" ein und notieren eine Bemerkung, die Datei zählt die Nein-Antworten zusammen.
Alle Eingabefelder sind gelb hinterlegt und blau geschrieben, für Art und Status gibt es Auswahllisten. Zusätzlich liegt die Vorlage als PDF bei, wenn Sie nur den Aufbau ansehen möchten.
Hinweis zur rechtlichen Einordnung
Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Papier, Textdokument oder Tabelle sind gleichermaßen zulässig, solange Inhalt, fortlaufende Nummerierung und Datierung stimmen. Aufzunehmen sind nur Beschlüsse und Entscheidungen ab dem 1. Juli 2007.
Das Abstimmungsergebnis verlangt § 24 Abs. 7 WEG nicht ausdrücklich, die Vorlage erfasst es trotzdem, weil sich sonst nicht nachvollziehen lässt, ob eine erforderliche qualifizierte Mehrheit erreicht wurde. Die Sieben-Tage-Marke in der Hinweisspalte ist ebenfalls keine gesetzliche Frist, sondern ein Praxiswert: Das Gesetz verlangt eine unverzügliche Eintragung, also ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 Abs. 1 BGB).
Eine fehlende oder fehlerhafte Eintragung macht einen Beschluss nicht unwirksam. Sie ist aber eine Pflichtverletzung, und mehrere gewichtige Mängel können einen wichtigen Grund für die Abberufung des Verwalters darstellen, ohne dass vorher eine Abmahnung erforderlich ist (LG Hamburg, Urteil vom 13.11.2013, Az. 318 S 23/13). Abberufen werden kann der Verwalter nach § 26 Abs. 3 WEG ohnehin jederzeit durch Mehrheitsbeschluss.
Diese Vorlage ist ein unverbindliches Muster und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Enthält Ihre Gemeinschaftsordnung eine Klausel, nach der Beschlüsse nur mit Eintragung in ein Beschlussbuch gültig sind, gelten zusätzlich deren Vorgaben.
Häufige Fragen
Reichen 40 Zeilen aus?
Für die meisten Gemeinschaften über mehrere Jahre ja. Brauchen Sie mehr, kopieren Sie die letzte Zeile nach unten, die Formeln in den Spalten A, J, O und P werden dabei mit übernommen. Passen Sie danach die Bereiche in der Übersicht auf dem Blatt „Anleitung" an.
Können wir eine bestehende Sammlung einfach übertragen?
Ja, und das ist der übliche Weg beim Verwalterwechsel. Übernehmen Sie die vorhandenen Nummern unverändert, statt neu zu nummerieren. Tragen Sie in der Spalte „Eintragung am" das Datum der ursprünglichen Eintragung ein, nicht das Datum der Übertragung.
Müssen abgelehnte Anträge eingetragen werden?
Ja. Auch ein Negativbeschluss ist ein Beschluss mit Rechtsfolgen. Ohne diesen Eintrag lässt sich bei einem späteren Zweitantrag zum gleichen Thema die Frage der Vorbefassung nicht beurteilen.
Wie gehe ich mit einem aufgehobenen Beschluss um?
Setzen Sie den Status auf „aufgehoben" oder „für ungültig erklärt" und tragen Sie in der Spalte „Vermerke" den Grund mit Datum ein. Löschen Sie die Zeile nicht, sonst entsteht eine Lücke in der Nummerierung, die sich später nicht mehr erklären lässt.
Wer darf die Datei einsehen?
Jeder Wohnungseigentümer und jeder Dritte, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat, auf Verlangen und ohne Angabe von Gründen (§ 24 Abs. 7 WEG). Ein Kaufinteressent braucht also die Ermächtigung des verkaufenden Eigentümers.