Beschlusssammlung der WEG: Pflicht, Inhalt und Einsicht (gratis Muster)

Die Beschlusssammlung ist das einzige Dokument, in dem die gesamte Beschlusslage Ihrer Eigentümergemeinschaft an einer Stelle steht. Wer sie nicht hat, weiß nicht, was in der eigenen Wohnanlage gilt.

Das Wichtigste im Überblick

• Jede Eigentümergemeinschaft muss eine Beschlusssammlung führen, geführt wird sie nach § 24 Abs. 8 WEG vom Verwalter, in der Selbstverwaltung vom Vorsitzenden der Versammlung.
• Aufgenommen werden der Wortlaut aller verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum, alle schriftlichen Beschlüsse sowie die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen, alles fortlaufend nummeriert und ab dem 1. Juli 2007.
• Eintragungen, Vermerke und Löschungen sind unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen, also ohne schuldhaftes Zögern im Sinne des § 121 Abs. 1 BGB.
• Eine fehlende Eintragung macht einen Beschluss nicht unwirksam, sie ist aber eine Pflichtverletzung des Verwalters und kann seine Abberufung rechtfertigen (LG Hamburg, Urteil vom 13.11.2013, Az. 318 S 23/13).
• Jeder Eigentümer kann auf Verlangen Einsicht nehmen und einen Dritten dazu ermächtigen, etwa einen Kaufinteressenten oder einen Anwalt.

Was ist die Beschlusssammlung?

Die Beschlusssammlung ist ein fortlaufend nummeriertes Verzeichnis aller Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Ihre Rechtsgrundlage ist § 24 Abs. 7 WEG, der mit einem einzigen Satz beginnt: „Es ist eine Beschluss-Sammlung zu führen."

Der Zweck ist rein praktisch. Beschlüsse binden auch jeden späteren Erwerber, und zwar ohne Grundbucheintragung: „Im Übrigen bedürfen Beschlüsse zu ihrer Wirksamkeit gegen den Sondernachfolger eines Wohnungseigentümers nicht der Eintragung in das Grundbuch" (§ 10 Abs. 3 Satz 2 WEG). Nur Beschlüsse, die aufgrund einer Vereinbarung gefasst werden, also gestützt auf eine Öffnungsklausel in der Teilungserklärung, wirken gegen den Erwerber ausschließlich mit Eintragung (§ 10 Abs. 3 Satz 1 WEG). Was das für Altbeschlüsse bedeutet, erklärt unser Beitrag zur abgelaufenen WEMoG-Frist.

Wer 2026 eine Wohnung kauft, ist deshalb an den Beschluss über die Nutzung des Trockenraums von 2011 gebunden, ob er ihn kennt oder nicht. Ohne Beschlusssammlung müsste man sich diese Beschlusslage aus fünfzehn Jahren Versammlungsprotokollen zusammensuchen, mit dem Risiko, einen Aufhebungsbeschluss zu übersehen.

Praxis-Tipp: Die Beschlusssammlung ist deshalb das erste Dokument, das ein Verwaltungsbeirat bei einem Verwalterwechsel anfordern sollte, und das erste, in das ein Kaufinteressent schauen sollte.

Beschlusssammlung und Protokoll sind nicht dasselbe

Diese Verwechslung ist der häufigste Fehler in der Praxis. Es sind zwei getrennte Pflichten mit unterschiedlichem Inhalt:

Die Niederschrift (das Protokoll) nach § 24 Abs. 6 WEG dokumentiert eine Versammlung. Über die dort gefassten Beschlüsse ist „unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen". Sie ist zu unterschreiben von dem Vorsitzenden der Versammlung, einem Wohnungseigentümer und, wenn ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter. Das Protokoll enthält typischerweise auch Diskussionsverlauf, Anwesenheit und Wortmeldungen.

Die Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG dokumentiert alle Versammlungen und alle Umlaufbeschlüsse in einer einzigen chronologischen Liste. Sie enthält keinen Diskussionsverlauf, sondern nur den Beschlusswortlaut und die zugehörigen Formalien. Sie braucht keine Unterschriften.

Anders gesagt: Das Protokoll beantwortet „Was ist in dieser Versammlung passiert?", die Beschlusssammlung beantwortet „Was gilt in dieser Gemeinschaft?". Näheres zur Niederschrift finden Sie in unserem Ratgeber zum Protokoll der Eigentümerversammlung.

Was muss in die Beschlusssammlung eingetragen werden?

§ 24 Abs. 7 WEG nennt drei Kategorien, und zwar jeweils für Beschlüsse und Entscheidungen ab dem 1. Juli 2007:

1. Der Wortlaut der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung.
2. Der Wortlaut der schriftlichen Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung. Das betrifft den Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG.
3. Die Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit nach § 43 WEG mit Angabe ihres Datums, des Gerichts und der Parteien.

Dazu kommen die Formvorgaben aus denselben Absätzen: „Die Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen sind fortlaufend einzutragen und zu nummerieren." Wird ein Beschluss angefochten oder aufgehoben, ist das zu vermerken. Und alle Eintragungen, Vermerke und Löschungen sind „unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen".

Der Beschlusswortlaut muss aus sich heraus verständlich sein

Eingetragen wird der Wortlaut, nicht eine Zusammenfassung. Das ist mehr als eine Formalie, denn ein Beschluss muss inhaltlich klar und bestimmt sein. Der Bundesgerichtshof hat dazu entschieden: „Nimmt ein Beschluss der Wohnungseigentümer auf ein Dokument Bezug, das weder Teil des Beschlusstextes noch des Protokolls ist, erfordert das Gebot der inhaltlichen Klarheit und Bestimmtheit, dass das in Bezug genommene Dokument zweifelsfrei bestimmt ist" (BGH, Urteil vom 08.04.2016, Az. V ZR 104/15).

Für die Beschlusssammlung heißt das: Ein Eintrag wie „Sanierung gemäß Angebot" ist wertlos. Nehmen Sie stattdessen den Beschlusstext vollständig auf und benennen Sie ein in Bezug genommenes Dokument so genau, dass es Jahre später noch identifizierbar ist, also mit Datum, Ersteller und Angebotsnummer.

Praxis-Tipp: Negativbeschlüsse gehören ebenfalls in die Sammlung. Wird ein Antrag abgelehnt, ist auch das ein Beschluss mit Rechtsfolgen. Ein späterer Zweitantrag zum gleichen Thema und die Frage der Vorbefassung lassen sich ohne diesen Eintrag nicht beurteilen.

Wann darf gelöscht werden?

Eine Eintragung darf gelöscht werden, wenn der Beschluss aufgehoben wurde oder „aus einem anderen Grund für die Wohnungseigentümer keine Bedeutung mehr hat" (§ 24 Abs. 7 WEG). Ein Beschluss über eine 2009 abgeschlossene Dachsanierung fällt darunter, ein Beschluss über eine Nutzungsregelung nicht, solange die Regelung gilt.

Löschen heißt dabei nicht spurlos entfernen. Auch die Löschung ist mit Datum zu versehen, die Nummerierung bleibt fortlaufend. In der Praxis arbeitet man deshalb mit einem Statusfeld und markiert den Eintrag als gelöscht, statt die Zeile zu entfernen. Sonst entstehen Lücken in der Nummerierung, die niemand mehr erklären kann.

Wer führt die Beschlusssammlung?

§ 24 Abs. 8 WEG ist eindeutig: „Die Beschluss-Sammlung ist von dem Verwalter zu führen."

Hat die Gemeinschaft keinen Verwalter, ist der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung verpflichtet, die Beschlusssammlung zu führen, sofern die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit keinen anderen für diese Aufgabe bestellt haben. Für Gemeinschaften in Selbstverwaltung ist das der entscheidende Punkt: Die Pflicht verschwindet nicht, sie wandert. Wer den Vorsitz in der Versammlung übernimmt, übernimmt damit auch diese Aufgabe, wenn nicht ausdrücklich jemand anderes dafür bestellt wird.

Ein Beschluss, der diese Aufgabe einem einzelnen Eigentümer oder dem Verwaltungsbeirat zuweist, ist deshalb sinnvoll und in der Selbstverwaltung praktisch unverzichtbar.

Was bedeutet „unverzüglich" konkret?

Das Gesetz definiert den Begriff an anderer Stelle: Unverzüglich heißt „ohne schuldhaftes Zögern" (§ 121 Abs. 1 BGB). Eine Frist in Tagen nennt das WEG nicht.

In der Praxis wird das eng ausgelegt, und zwar aus einem konkreten Grund: Die Anfechtungsfrist ist kurz. „Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb zweier Monate nach der Beschlussfassung begründet werden" (§ 45 WEG). Wer erst nach fünf Wochen erfährt, was genau beschlossen wurde, kann nicht mehr klagen.

Genau diesen Zusammenhang hat das Landgericht München I hergestellt: Eigentümer können sich über die Beschlusssammlung darüber informieren, welche Beschlüsse gefasst wurden, statt auf die Zustellung des Protokolls zu warten. Vorsorgliche Anfechtungen aller Beschlüsse ins Blaue hinein sind deshalb nicht kostenprivilegiert, wenn diese Einsichtsmöglichkeit besteht (LG München I, Beschluss vom 06.02.2008, Az. 1 T 22613/07).

Das ist die eigentliche Funktion der Frist. Die Beschlusssammlung ist das Instrument, mit dem ein Eigentümer innerhalb der Monatsfrist prüfen kann, ob er einen Beschluss angreifen will. Eine Sammlung, die erst Wochen später aktualisiert wird, erfüllt diesen Zweck nicht mehr. Was die Anfechtung kostet, erklärt unser Beitrag zu den Prozesskosten bei der Anfechtungsklage.

Praxis-Tipp: Verlangen Sie in der Versammlung, dass jeder Beschluss unmittelbar nach der Abstimmung im Wortlaut verlesen und das Abstimmungsergebnis festgestellt wird. Dann steht der Text für die Beschlusssammlung schon fest, und die Eintragung ist eine Sache von Minuten statt einer Rekonstruktionsarbeit aus Notizen.

Ist ein Beschluss unwirksam, wenn er nicht eingetragen wird?

Nein. Die Eintragung in die Beschlusssammlung ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung. Ein Beschluss wird mit der Verkündung in der Versammlung wirksam, nicht mit der Eintragung. Eine fehlerhafte oder fehlende Eintragung ist eine Pflichtverletzung des Verwalters, sie berührt aber die Gültigkeit des Beschlusses nicht.

Eine Ausnahme sollten Sie prüfen: Die Gemeinschaftsordnung kann etwas anderes bestimmen. Enthält Ihre Teilungserklärung eine Klausel, nach der Beschlüsse nur mit Eintragung in ein Beschlussbuch gültig sind, dann ist die Eintragung in diesem Fall Gültigkeitsvoraussetzung. Solche Klauseln finden sich in älteren Teilungserklärungen durchaus.

Welche Rechte haben Eigentümer bei einer fehlenden Beschlusssammlung?

Hier weichen viele Ratgeber von der aktuellen Rechtslage ab, weil sie noch auf § 26 Abs. 1 Satz 4 WEG in der Fassung vor der WEG-Reform verweisen. Nach dem seit dem 1. Dezember 2020 geltenden Recht gilt § 26 Abs. 3 WEG: „Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung."

Für die Abberufung selbst brauchen Sie also keinen wichtigen Grund mehr, ein Mehrheitsbeschluss genügt. Der wichtige Grund ist heute an anderer Stelle relevant, nämlich für die vorzeitige Kündigung des Verwaltervertrags und dafür, ob die Gemeinschaft die Sechsmonatsfrist abwarten muss.

Einsicht verlangen

§ 24 Abs. 7 WEG gibt jedem Wohnungseigentümer und jedem Dritten, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat, auf Verlangen ein Recht auf Einsicht in die Beschlusssammlung. Sie können also Ihren Anwalt, Ihren Steuerberater oder einen Kaufinteressenten hinschicken, müssen diese Person dazu aber ausdrücklich ermächtigen. Ein Kaufinteressent hat kein eigenes Einsichtsrecht, er benötigt die Ermächtigung des verkaufenden Eigentümers. Ergänzend gilt § 18 Abs. 4 WEG: „Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen."

Ein Grund für das Verlangen muss nicht genannt werden.

Auf ordnungsmäßige Verwaltung bestehen

Die Führung der Beschlusssammlung ist Teil der ordnungsmäßigen Verwaltung. Jeder Eigentümer kann von der Gemeinschaft eine Verwaltung verlangen, die „dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer nach billigem Ermessen" entspricht (§ 18 Abs. 2 WEG).

Wichtig ist dabei, gegen wen sich der Anspruch richtet. Der BGH hat entschieden: „Nach dem seit dem 1. Dezember 2020 geltenden Wohnungseigentumsrecht trifft die Pflicht zur Durchführung von Beschlüssen der Wohnungseigentümer nicht mehr den Verwalter, sondern die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer" (BGH, Urteil vom 16.12.2022, Az. V ZR 263/21). Verklagt wird also die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht die Verwaltung persönlich. Das ist der Punkt, an dem Klagen regelmäßig an der falschen Beklagten scheitern.

Verwalter abberufen

Mängel bei der Führung der Beschlusssammlung können einen wichtigen Grund für die Abberufung des Verwalters darstellen, und zwar ohne dass vorher eine Abmahnung erforderlich ist. Die Mängel müssen allerdings ein gewisses Gewicht haben (LG Hamburg, Urteil vom 13.11.2013, Az. 318 S 23/13). Ein einzelner Tippfehler in einer im Übrigen sauber geführten Sammlung reicht nicht, mehrere fehlende oder inhaltlich falsche Einträge dagegen schon.

Praktisch heißt das: Dokumentieren Sie die Mängel, bevor Sie das Thema auf die Tagesordnung setzen. Einsicht verlangen, Fehlstellen notieren, Datum festhalten. Zur persönlichen Verantwortung der Verwaltung finden Sie mehr unter Haftung des WEG-Verwalters.

Wie führen Sie die Beschlusssammlung praktisch?

Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Papier, Word-Datei oder Tabelle sind gleichermaßen zulässig, solange Inhalt, fortlaufende Nummerierung und Datierung stimmen. Eine Tabelle ist in der Praxis das sinnvollste Format, weil sie sich sortieren, filtern und durchsuchen lässt.

Bewährt haben sich diese Spalten:

• Nummer: fortlaufend, ohne Lücken, nie neu vergeben.
• Art: Versammlungsbeschluss, Umlaufbeschluss oder gerichtliche Entscheidung.
• Ort und Datum: bei Versammlungsbeschlüssen Ort und Datum der Versammlung, bei Umlaufbeschlüssen Ort und Datum der Verkündung.
• Beschlusswortlaut: vollständig, nicht zusammengefasst.
• Abstimmungsergebnis: Ja, Nein, Enthaltungen.
• Vermerke: angefochten, für ungültig erklärt, aufgehoben, jeweils mit Datum.
• Status: in Kraft, aufgehoben, gelöscht.
• Eintragungsdatum: das Datum der Eintragung selbst, denn nur damit lässt sich später belegen, dass unverzüglich eingetragen wurde.

Unsere kostenlose Excel-Vorlage bringt genau diese Struktur mit, dazu ein Beispiel je Eintragsart und ein Hinweisblatt zu den gesetzlichen Anforderungen.

Fazit

Die Beschlusssammlung ist die günstigste Rechtssicherheit, die eine Eigentümergemeinschaft haben kann. Sie kostet nichts außer Disziplin nach jeder Versammlung, und sie entscheidet darüber, ob die Gemeinschaft ihre eigene Beschlusslage kennt. Prüfen Sie einmal, wann Ihre Sammlung zuletzt aktualisiert wurde. Falls die Antwort länger als eine Versammlung zurückliegt, ist es der richtige Moment, das Thema auf die nächste Eigentümerversammlung zu setzen.

Häufige Fragen

Seit wann muss eine Beschlusssammlung geführt werden?

Die Pflicht gilt seit dem 1. Juli 2007. Beschlüsse und gerichtliche Entscheidungen aus der Zeit davor müssen nicht aufgenommen werden. Sie gelten aber weiter, weshalb ältere Beschlüsse in der Praxis oft freiwillig nachgetragen werden.

Wer darf die Beschlusssammlung einsehen?

Jeder Wohnungseigentümer und jeder Dritte, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat, auf Verlangen und ohne Angabe von Gründen (§ 24 Abs. 7 WEG). Mieter haben kein eigenes Einsichtsrecht.

Muss die Beschlusssammlung Abstimmungsergebnisse enthalten?

Das Gesetz verlangt in § 24 Abs. 7 WEG den Wortlaut der Beschlüsse mit Ort und Datum, nicht ausdrücklich das Stimmenverhältnis. Aufgenommen wird es in der Praxis trotzdem, weil sich sonst nicht nachvollziehen lässt, ob eine erforderliche qualifizierte Mehrheit erreicht wurde.

Was passiert mit der Beschlusssammlung beim Verwalterwechsel?

Sie gehört der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung, und ist an den neuen Verwalter herauszugeben. Fordern Sie sie schriftlich und mit Frist an und prüfen Sie sie auf Vollständigkeit, bevor Sie die alte Verwaltung entlasten.

Ersetzt eine Verwaltungssoftware die Beschlusssammlung?

Nur wenn sie die Anforderungen des § 24 Abs. 7 WEG tatsächlich erfüllt, also Wortlaut, fortlaufende Nummerierung, Vermerke und Eintragungsdatum abbildet. Eine reine Protokollverwaltung genügt nicht.

Kann die Gemeinschaft auf die Beschlusssammlung verzichten?

Nein. § 24 Abs. 7 WEG ist zwingend, ein Verzichtsbeschluss wäre nichtig. Die Gemeinschaft kann lediglich beschließen, wer sie führt, wenn kein Verwalter bestellt ist (§ 24 Abs. 8 WEG).

Quellen und Rechtsgrundlagen

• § 10 WEG (Wirkung von Vereinbarungen und Beschlüssen gegen den Sondernachfolger, Abs. 3)
• § 18 WEG (ordnungsmäßige Verwaltung in Abs. 2, Einsicht in die Verwaltungsunterlagen in Abs. 4)
• § 24 WEG (Einberufung, Vorsitz, Niederschrift in Abs. 6, Beschluss-Sammlung in Abs. 7 und 8)
• § 26 WEG (Bestellung und Abberufung des Verwalters, Abs. 3)
• § 45 WEG (Fristen der Anfechtungsklage)
• § 121 BGB (Definition „unverzüglich")
• BGH, Urteil vom 16.12.2022, Az. V ZR 263/21 (Durchführung von Beschlüssen ist Sache der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht des Verwalters)
• BGH, Urteil vom 08.04.2016, Az. V ZR 104/15 (Gebot der inhaltlichen Klarheit und Bestimmtheit bei Bezugnahme auf externe Dokumente)
• LG Hamburg, Urteil vom 13.11.2013, Az. 318 S 23/13 (Mängel der Beschlusssammlung als wichtiger Grund für die Abberufung, keine Abmahnung erforderlich)
• LG München I, Beschluss vom 06.02.2008, Az. 1 T 22613/07 (Einsicht in die Beschlusssammlung statt vorsorglicher Blanko-Anfechtung)

Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Was in Ihrer Gemeinschaft gilt, ergibt sich zusätzlich aus Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und den gefassten Beschlüssen.