Verwalterwechsel: Tipps für WEGs (+ gratis Vorlage)

Von schlechter Leistung, Verletzung der Pflichten, mangelnder Transparenz, hohen Kosten bis hin zu Meinungsverschiedenheiten – es gibt zahlreiche Gründe, weshalb sich eine WEG für einen Verwalterwechsel entscheiden kann.

Wir sorgen dafür, dass dieser reibungslos verläuft.

In diesem Beitrag erfahren Sie deshalb unter anderem,

• welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen, um der Hausverwaltung zu kündigen,
• welche Pflichten dabei der alte Verwalter hat und
• was einen guten, zuverlässigen WEG-Hausverwalter ausmacht.

Zudem haben wir für Ihre WEG eine Vorlage für die Abberufung der Hausverwaltung vorbereitet, die Sie kostenlos herunterladen können.

Hausverwaltung wechseln: Das muss Ihre WEG beachten

Ihre WEG hat sich also dazu entschlossen, die Hausverwaltung zu wechseln bzw. ihr zu kündigen?

Dann sollten Sie Folgendes beachten:

• Ein Verwalterwechsel kann Laut § 26 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetzes durch einen Mehrheitsbeschluss bei der Eigentümerversammlung erfolgen.
• Überprüfen Sie vor dem Verwalterwechsel, was im Verwaltervertrag bezüglich der Abberufung steht. Ist diese beispielsweise nur aus wichtigem Grund möglich, müssen Sie diesen auch nennen und begründen.
• Schauen Sie sich die Teilungserklärung Ihrer WEG an, denn diese enthält oft wichtige Hinweise zur Verwalterbestellung.
• Stellen Sie sicher, dass der Verwalterwechsel der Fokus Ihrer nächsten Eigentümerversammlung ist und alle wichtigen Punkte auf die Tagesordnung aufgenommen werden:

1. Beschlussfassung zur Abberufung des aktuellen WEG-Verwalters
2. Kündigung des bestehenden Verwaltervertrages
3. Bestellung einer neuen Hausverwaltung (dazu später mehr)
4. Abschluss eines Verwaltervertrags mit der neuen Hausverwaltung

Wichtig: Übermitteln Sie oder Ihr Verwaltungsbeirat die Tagesordnung mindestens 3 Wochen vor der Eigentümerversammlung schriftlich an den amtierenden Verwalter (per Einschreiben und E-Mail).

Wir haben für Ihre WEG noch eine kostenlose Vorlage zur Abberufung des Verwalters vorbereitet. Diese können Sie gratis herunterladen und sofort einsetzen.

© Mikhail Nilov / Pexels

Verwalterwechsel: Pflichten des alten Verwalters

Wenn aus rechtlicher Sicht nun nichts mehr gegen einen Verwalterwechsel spricht, ist der abberufene Verwalter am Zug.

Denn gemäß § 667 BGB muss er alle Verwaltungsunterlagen an die Wohnungseigentümergemeinschaft übergeben. Dazu gehören auch jegliche Unterlagen und Daten, die er während seiner Tätigkeit in elektronischer Form angelegt bzw. erhalten hat.

Diese muss er dem neu bestellten Verwalter unentgeltlich auf einem Datenträger zur Verfügung stellen.

Zu den besagten Unterlagen gehören beispielsweise:

• Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen
• Hausordnung
• Auflistung aller Wohnungseigentümer mit Namen und ggf. Anschriften
• Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichkeiten der WEG
• Auflistung der Hausgeldrückstände einzelner Wohnungseigentümer
• Buchführungsunterlagen (vor allem Debitoren- und Kreditorenkonten)
• Bankauszüge, Buchungsbelege, Rechnungen und ggf. Mahnungen
• Jahresabrechnungen einschließlich der Einzelabrechnungen
• Unterlagen zu Betriebskostenabrechnungen
• Verwaltervollmacht des bisherigen Verwalters usw.

© Judit Peter / Pexels

Wie finde ich eine neue Hausverwaltung?

Wie bereits erwähnt, sollte der Verwalterwechsel während einer Eigentümerversammlung besprochen und durchgeführt werden. Da ist es ratsam, dass Sie gut vorbereitet sind und beim nächsten Termin bereits potentielle, neue Kandidaten vorstellen können. Hier sind einige Tipps für die Suche nach einer neuen Hausverwaltung:

• Fangen Sie so früh wie möglich damit an, eine neue Hausverwaltung zu suchen. Empfehlenswert sind 2-3 Monate vor dem geplanten Verwalterwechsel.
• Holen Sie sich Angebote von mehreren Hausverwaltungen ein.
• Lesen Sie das Angebot ganz genau – vor allem das Kleingedruckte – und basieren Sie Ihre Entscheidung nicht nur auf dem Preis.
• Stellen Sie dem Verwalter Rückfragen. Wie beantwortet er diese? Versucht er, sich vor manchen Fragen zu drücken?
• Prüfen Sie, welche Kontoform die Hausverwaltung nutzen möchte – nur WEG-Eigenkonten sind akzeptabel!
• Schauen Sie sich Referenzobjekte der jeweiligen Hausverwaltungen an und sprechen Sie (wenn möglich) mit anderen Eigentümern bezüglich ihrer Erfahrung.

Tipp: Die Verwaltersuche ist in der Regel die Aufgabe des Verwaltungsbeirats. Falls es in Ihrer WEG keinen gibt, können auch 2-3 Eigentümer die Aufgabe übernehmen. Suchen Sie am besten im Umkreis von ca. 25 km und holen Sie sich Angebote von drei Hausverwaltungen ein.

Verwalterbestellung: Was macht eine gute Hausverwaltung aus?

Hausverwaltungen gibt es viele, doch woher wissen Sie, ob diese auch seriös und zuverlässig sind?

Ab Dezember 2023 müssen Hausverwalter offiziell zertifiziert sein, um ihrer Arbeit weiter nachgehen zu dürfen.

Dafür müssen die Kandidaten bei der IHK eine schriftliche und mündliche Prüfung bestehen und erhalten im Anschluß einen Sachkundenachweis.

Ein weiterer Faktor, der für eine gute Hausverwaltung spricht, ist ihr guterRuf – d. h. wenn Sie bei anderen WEGs nachfragen, haben diese nichts zu meckern und sind voll und ganz mit der Arbeit der Hausverwaltung zufrieden.

Wenn Sie dies und die oberen Tipps befolgen, können Sie sicher sein, dass die neue Hausverwaltung auch über die nötigen Kompetenzen verfügt, damit Ihre WEG in guten Händen ist.

Kündigung des Verwaltervertrags durch Verwalter – was tun?

Auch den umgekehrten Fall gibt es häufiger, als man denkt: die WEG wird von der Hausververwaltung gekündigt.

Oft trifft es kleine WEGs, deren Verwaltung sich für den Hausverwalter finanziell nicht lohnt. Auch schwierige Eigentümer bzw. ungelöste Konflikte können ein Grund dafür sein, dass sich eine Hausverwaltung von einer WEG trennen möchte.

Meistens ist der Grund aber folgender**:** Die Marge ist bei größeren WEGs deutlich höher, da viele Verwaltungsaufgaben einmal jährlich pro WEG anfallen, unabhängig von der Anzahl der Einheiten.

So braucht jede WEG einen Wirtschaftsplan, egal ob diese nun 3, 30 oder 300 Einheiten hat. Im Zweifel entscheiden sich Verwalter dann natürlich für größere WEGs und eine höhere Rendite, auch weil geeignetes Verwalterpersonal knapp ist. Das geht zu Lasten kleinerer Eigentümergemeinschaften.

Wenn Sie durch Ihre Hausverwaltung gekündigt wurden, müssen Sie handeln, damit Ihre WEG handlungsfähig bleibt. Denn die Verwaltersuche wird für kleine WEGs immer schwieriger.

Selbstverwaltung der WEGs als Alternative

Ihre WEG möchte auf eine Hausverwaltung verzichten und lieber selbst aktiv werden?

Dann ist Selbstverwaltung eine optimale Alternative für Sie.

Diese bringt einige Vorteile mit sich:

• Die Wohnungseigentümer sind mehr in die Verwaltung des Gebäudes involviert. Dadurch sorgen sie dafür, dass dieses im bestmöglichen Zustand ist und auch bleibt.
• Durch die Selbstverwaltung spart Ihre WEG die oft hohen Verwalterkosten.

Tipp: Mit der Selbstverwaltungs-Software von Matera erhalten Sie vollumfängliche Unterstützung bei der Selbstverwaltung Ihrer kleinen oder mittelgroßen WEG. Und das Beste daran – die Kosten sind deutlich geringer als bei einer Hausverwaltung und auch Eigentümerversammlungen können Sie ganz einfach online durchführen.