Wann benötigen Sie diese Vorlage?
Immer dann, wenn Sie eine Jahresabrechnung selbst aufstellen oder eine erhaltene Abrechnung nachrechnen wollen. Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Eigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der Vorschüsse; dafür hat der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan aufzustellen (§ 28 Abs. 2 WEG). Die Vorlage richtet sich an Verwaltungen, an Verwaltungsbeiräte zur Prüfung, an selbstverwaltende Gemeinschaften und an Eigentümer, die ihre Einzelabrechnung Position für Position kontrollieren wollen.
Die rechtlichen Hintergründe, also was beschlossen wird, welche Fristen gelten und welche Fehler eine Abrechnung angreifbar machen, erklärt unser Ratgeber Jahresabrechnung der WEG: Muster als Excel-Vorlage.
Was beinhaltet das Muster?
Eine Excel-Datei mit elf verknüpften Tabellenblättern für eine Beispielgemeinschaft mit sechs Einheiten:
Anleitung: Farblegende, Reihenfolge beim Ausfüllen und die beiden Punkte, an denen die meisten Abrechnungen scheitern.
Stammdaten: Objektdaten, Einheiten, Miteigentumsanteile, Wohnflächen, Personenzahl sowie beschlossene und tatsächlich gezahlte Vorschüsse. Daraus berechnet die Datei die Verteilungsfaktoren für alle fünf Schlüssel.
Heizkosten: Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung und Messdienst, verteilt nach erfasstem Verbrauch und Wohnfläche. Der Verbrauchsanteil wird automatisch gegen die Bandbreite von 50 bis 70 Prozent nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV geprüft. Die CO₂-Kosten werden getrennt ausgewiesen.
Gesamtabrechnung: tatsächliche Einnahmen und Ausgaben mit siebzehn typischen Kostenpositionen. Je Position tragen Sie Betrag, Verteilerschlüssel, Zahlungswirksamkeit, Umlagefähigkeit auf Mieter und den Arbeitskostenanteil nach § 35a EStG ein. Eine eigene Spalte erfasst, welcher Teil aus der Erhaltungsrücklage finanziert wurde.
Verteilung und Einzelabrechnung: Die Verteilung rechnet jede Position auf jede Einheit herunter, die Einzelabrechnung baut daraus über einen Auswahlwert die druckfertige Abrechnung für eine Einheit auf, inklusive Abrechnungsspitze, Unterschriftenzeile und nachrichtlichen Angaben.
Abrechnungsspitze: Übersicht aller Nachschüsse und Vorschussanpassungen mit einem passenden Beschlussvorschlag.
Erhaltungsrücklage und Vermögensbericht: Entwicklung der Rücklage von Anfangs- bis Endbestand sowie der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG mit Bankguthaben, Forderungen und Verbindlichkeiten.
Steuerbescheinigung: anteilige Arbeitskosten je Einheit, getrennt nach haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen, mit der jeweiligen Steuerermäßigung.
Kontrolle: neun automatische Plausibilitätsprüfungen, unter anderem ob die Summe aller Einzelanteile exakt den umzulegenden Gesamtkosten entspricht. Solange dort überall „OK" steht, ist die Mappe rechnerisch schlüssig.
Alle Eingabefelder sind gelb hinterlegt und blau geschrieben, alle Beträge sind Beispielwerte und werden einfach überschrieben. Zusätzlich liegt die Vorlage als PDF bei, wenn Sie nur einen Blick auf den Aufbau werfen möchten.
Hinweis zur rechtlichen Einordnung
Beschlossen wird nach § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG nicht die Abrechnung als Ganzes, sondern allein die Abrechnungsspitze, also die Differenz zwischen Kostenanteil und beschlossenen Vorschüssen. Die Vorlage bildet das ab: Rückstände erscheinen nur nachrichtlich, und aus der Erhaltungsrücklage finanzierte Maßnahmen erhöhen die Spitze nicht, weil Entnahmen aus der Rücklage verteilungsneutral sind (BGH, Urteil vom 11.04.2025, Az. V ZR 96/24). Ausgewiesen werden die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben, nicht die Planwerte (BGH, Urteil vom 04.12.2009, Az. V ZR 44/09).
Diese Vorlage ist ein unverbindliches Muster und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Welche Verteilerschlüssel in Ihrer Gemeinschaft gelten, ergibt sich aus der Gemeinschaftsordnung und den gefassten Beschlüssen.
Häufige Fragen
Muss ich Excel-Kenntnisse haben?
Nein. Sie überschreiben die gelben Felder mit Ihren Zahlen, alles Weitere rechnet die Datei selbst. Formeln müssen Sie nicht anfassen.
Funktioniert die Vorlage auch für mehr als sechs Einheiten?
Die Mappe ist auf sechs Einheiten ausgelegt, weil die Einzelabrechnungen spaltenweise aufgebaut sind. Für größere Gemeinschaften kopieren Sie die letzte Spalte in den Blättern Stammdaten, Heizkosten, Verteilung und Steuerbescheinigung nach rechts und passen die Summenbereiche an.
Welche Verteilerschlüssel kann ich verwenden?
Fünf: Miteigentumsanteil, Wohnfläche, Anzahl der Einheiten, Personenzahl und erfasster Heizkostenverbrauch. Der Schlüsselname in der Gesamtabrechnung muss exakt einem dieser Begriffe entsprechen, sonst meldet die Datei einen Fehler.
Warum steht bei der Erhaltungsmaßnahme null Euro in der Einzelabrechnung?
Weil die Maßnahme im Beispiel aus der Erhaltungsrücklage bezahlt wurde. Der Betrag erscheint in der Gesamtabrechnung, wird aber nicht noch einmal auf die Eigentümer umgelegt. In der Bescheinigung nach § 35a EStG ist er trotzdem enthalten, weil die Gemeinschaft in diesem Jahr gezahlt hat.
Was bedeutet das Blatt Kontrolle?
Es vergleicht jeweils zwei Werte, die übereinstimmen müssen, etwa die Summe der Einzelanteile mit den umzulegenden Gesamtkosten. Steht dort „PRÜFEN", wurde eine Formel oder ein Eingabewert verändert.