Jahresabrechnung der WEG: Muster als Excel-Vorlage zum Nachrechnen

Einmal im Jahr liegt sie im Briefkasten oder im Portal der Verwaltung, und die meisten Eigentümer schauen nur auf die letzte Zeile: Nachzahlung oder Guthaben. Genau dort beginnt der Ärger, denn die letzte Zeile ist die einzige, über die überhaupt abgestimmt wird.

Das Wichtigste im Überblick

• Beschlossen wird nach § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG nicht die Jahresabrechnung, sondern allein die Abrechnungsspitze, also die Differenz zwischen Ihrem Kostenanteil und den beschlossenen Vorschüssen.
• Die Abrechnung muss die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Wirtschaftsjahres zeigen, keine Planwerte (BGH, Urteil vom 04.12.2009, Az. V ZR 44/09).
• Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage sind verteilungsneutral und dürfen die Abrechnungsspitze nicht erhöhen (BGH, Urteil vom 11.04.2025, Az. V ZR 96/24).
• Seit demselben Urteil ist die Teilanfechtung möglich: Eine einzelne fehlerhafte Kostenposition kippt nicht mehr die gesamte Abrechnung.
• Heiz- und Warmwasserkosten sind zwingend zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch zu verteilen (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV).

Was die Jahresabrechnung ist und welche Rolle sie im Jahreslauf der Gemeinschaft spielt, erklärt unser Grundlagenbeitrag Jahresabrechnung in der WEG. Hier geht es um den Schritt danach: selbst rechnen. Wer die Abrechnung aufstellt oder ernsthaft prüfen will, kommt mit einem Ansichts-PDF nicht weit. Unsere Excel-Vorlage für die Jahresabrechnung rechnet Gesamtabrechnung, Einzelabrechnungen, Abrechnungsspitze, Rücklagenentwicklung und Vermögensbericht durch und prüft am Ende selbst, ob alles zusammenpasst.

Was die Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG enthalten muss

Das Gesetz ist an dieser Stelle knapp. § 28 Abs. 2 WEG lautet: „Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Zu diesem Zweck hat der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan (Jahresabrechnung) aufzustellen, die darüber hinaus die Einnahmen und Ausgaben enthält.“

Daraus folgen drei Bestandteile, die in der Praxis zusammen versendet, rechtlich aber unterschiedlich behandelt werden.

Gesamtabrechnung: alle tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben

Die Gesamtabrechnung ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, keine Bilanz. Maßgeblich ist, was im Wirtschaftsjahr tatsächlich geflossen ist, nicht was geplant war und nicht was geschuldet wurde. Der BGH hat das für die Rücklage ausdrücklich entschieden: In der Abrechnung sind die Ist-Beträge auszuweisen, nicht die Soll-Zuführungen, damit die Eigentümer die Vermögenslage ihrer Gemeinschaft erkennen und die Abrechnung auf Plausibilität prüfen können (BGH, Urteil vom 04.12.2009, Az. V ZR 44/09).

Praktisch heißt das: Eine Rechnung, die im Dezember gestellt und im Januar bezahlt wurde, gehört in die Abrechnung des Folgejahres. Ein Eigentümer, der sein Hausgeld nicht gezahlt hat, taucht bei den Einnahmen nur mit dem auf, was er tatsächlich überwiesen hat.

Einzelabrechnung: Ihr Anteil und die Abrechnungsspitze

Die Einzelabrechnung verteilt die umzulegenden Kosten auf Ihre Einheit und stellt dem die beschlossenen Vorschüsse gegenüber. Der Regelschlüssel ist der Miteigentumsanteil: Nach § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG hat jeder Wohnungseigentümer die Kosten „nach dem Verhältnis seines Anteils“ zu tragen. Abweichende Schlüssel für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten können die Eigentümer nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG beschließen.

Vermögensbericht: die Unterlage, über die nicht abgestimmt wird

Nach § 28 Abs. 4 WEG hat der Verwalter zusätzlich einen Vermögensbericht zu erstellen, der „den Stand der in Absatz 1 Satz 1 bezeichneten Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält“. Er ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen. Ein Beschluss darüber ist gesetzlich nicht vorgesehen, was in der Praxis regelmäßig verwechselt wird.

Praxis-Tipp: Fehlt der Vermögensbericht, ist das kein Grund, den Abrechnungsbeschluss anzufechten, wohl aber ein Anspruch gegen die Gemeinschaft auf Vorlage. Verlangen Sie ihn schriftlich und setzen Sie eine Frist.

Die Abrechnungsspitze: was wirklich beschlossen wird

Was ist die Abrechnungsspitze? Die Abrechnungsspitze ist die Differenz zwischen dem Kostenanteil eines Eigentümers laut Jahresabrechnung und den für dasselbe Jahr beschlossenen Vorschüssen. Ist der Kostenanteil höher, wird ein Nachschuss eingefordert. Ist er niedriger, werden die beschlossenen Vorschüsse angepasst.

Der Vergleich läuft gegen die beschlossenen Vorschüsse, nicht gegen die tatsächlich gezahlten. Wer sein Hausgeld schuldig geblieben ist, hat deshalb dieselbe Abrechnungsspitze wie sein pünktlicher Nachbar. Rückstände sind eine getrennte Forderung aus dem Wirtschaftsplan und gehören nicht in die Einzelabrechnung, allenfalls nachrichtlich daneben.

Diese Unterscheidung ist keine Förmelei. Wird ein Rückstand in die Abrechnungsspitze eingerechnet, entsteht ein zweiter Rechtsgrund für dieselbe Forderung, und der Beschluss ist insoweit anfechtbar.

Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage sind verteilungsneutral

Hier liegt der Fehler, den Abrechnungsprogramme und selbstverwaltende Gemeinschaften am häufigsten machen und den die meisten Muster-PDFs im Netz nicht abbilden.

Die Gemeinschaft saniert die Fassade für 18.000 Euro und bezahlt sie aus der Erhaltungsrücklage. Die 18.000 Euro sind eine tatsächliche Ausgabe und gehören deshalb in die Gesamtabrechnung. Sie dürfen aber nicht auf die Eigentümer umgelegt werden, denn diese haben das Geld über die Zuführung zur Rücklage bereits aufgebracht. Wer beides verteilt, lässt die Eigentümer zweimal zahlen.

Der BGH hat das im April 2025 ausdrücklich festgehalten: Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage sind verteilungsneutral und dürfen nicht in die Abrechnungsspitze einfließen (BGH, Urteil vom 11.04.2025, Az. V ZR 96/24).

In der Vorlage hat deshalb jede Kostenposition eine eigene Spalte „davon aus Erhaltungsrücklage finanziert“. Der Betrag erscheint in der Gesamtabrechnung, der umzulegende Betrag sinkt entsprechend, und die Rücklagenentwicklung zieht ihn automatisch ab.

Verteilerschlüssel: wer zahlt wie viel

Ohne abweichende Regelung gilt der Miteigentumsanteil. Verbreitet sind daneben:

• Wohnfläche für die Grundkosten der Heizung und teilweise für Wasser
• Anzahl der Einheiten für die Verwaltervergütung und Kosten, die pro Wohnung anfallen
• Personenzahl für Wasser, Abwasser und Müll, wenn keine Zähler vorhanden sind
• Erfasster Verbrauch für Heizung, Warmwasser und Kaltwasser, soweit gemessen wird

Ein abweichender Schlüssel braucht entweder eine Vereinbarung in der Gemeinschaftsordnung oder einen Beschluss nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG. Wird in der Abrechnung ein Schlüssel verwendet, für den es weder das eine noch das andere gibt, ist der Beschluss über die Abrechnungsspitze insoweit anfechtbar.

Heiz- und Warmwasserkosten: der zwingende Teil

Die Heizkostenverordnung gilt in der Wohnungseigentümergemeinschaft auch dann, wenn Vereinbarung oder Beschluss etwas anderes vorsehen (§ 3 HeizkostenV). Sie lässt sich also nicht abbedingen.

Nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV sind „von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage mindestens 50 vom Hundert, höchstens 70 vom Hundert nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen“. Der Rest sind Grundkosten und wird nach Wohn- oder Nutzfläche umgelegt.

Vermietende Eigentümer brauchen aus der Abrechnung zusätzlich die CO₂-Kosten getrennt ausgewiesen, um sie mit ihren Mietern aufzuteilen. Was dabei zu beachten ist, steht in unserem Beitrag zur CO2-Kostenaufteilung in der WEG.

§ 35a EStG: was aus der Abrechnung in die Steuererklärung gehört

Aus der Jahresabrechnung lassen sich zwei Steuerermäßigungen ableiten:

• Haushaltsnahe Dienstleistungen wie Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister oder Winterdienst: 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens 4.000 Euro (§ 35a Abs. 2 EStG).
• Handwerkerleistungen wie Wartungen, Reparaturen und Erhaltungsmaßnahmen: 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens 1.200 Euro (§ 35a Abs. 3 EStG).

Begünstigt sind nach § 35a Abs. 5 Satz 2 EStG ausschließlich die Arbeitskosten, nicht das Material. Voraussetzung ist außerdem, dass eine Rechnung vorliegt und die Zahlung auf das Konto des Erbringers der Leistung erfolgt ist (§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG). Die Höchstbeträge gelten je Steuerpflichtigem und Jahr für alle begünstigten Aufwendungen zusammen, also auch für solche außerhalb der Gemeinschaft.

Praxis-Tipp: Aus der Rücklage bezahlte Maßnahmen erhöhen Ihre Abrechnungsspitze nicht, gehören aber in die § 35a-Bescheinigung, weil die Gemeinschaft in diesem Jahr gezahlt hat. Fehlt die Bescheinigung, fordern Sie sie an; nach § 18 Abs. 4 WEG haben Sie ohnehin Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen.

Fristen: bis wann muss die Jahresabrechnung vorliegen

Das WEG nennt keine Frist. Die Rechtsprechung orientiert sich an einem Zeitraum von drei bis sechs Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres; das LG Dresden hielt darüber hinaus eine Erstellung bis zum 30. September des Folgejahres für vertretbar und lehnte starre Stichtage ab, weil die Verwaltung auf Zuarbeiten Dritter angewiesen ist (LG Dresden, Urteil vom 05.07.2019, Az. 2 S 101/19).

Wechselt die Verwaltung zum Jahreswechsel, ist die Zuständigkeit seit 2025 geklärt: Eine über das Ende der Amtszeit fortwirkende Organpflicht gibt es nicht, der ausgeschiedene Verwalter muss die Abrechnung für das Vorjahr also nicht mehr erstellen. Der Anspruch richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (BGH, Urteil vom 26.09.2025, Az. V ZR 206/24). Die Einzelheiten haben wir in einem eigenen Beitrag zum Verwalterwechsel und der Jahresabrechnung aufbereitet.

So rechnen Sie die Abrechnung mit der Excel-Vorlage nach

Die meisten Musterabrechnungen im Netz sind PDFs einzelner Hausverwaltungen: Sie zeigen, wie eine Abrechnung aussieht, aber nachrechnen können Sie damit nichts. Unsere Vorlage ist eine rechnende Arbeitsmappe. In dieser Reihenfolge gehen Sie vor:

1. Stammdaten übertragen. Einheiten, Miteigentumsanteile, Wohnflächen, Personenzahl sowie die beschlossenen und die tatsächlich gezahlten Vorschüsse. Die Summe der Miteigentumsanteile muss 1.000 ergeben, sonst stimmt die Verteilung nicht.
2. Heizkosten erfassen. Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Messdienst und die abgelesenen Verbrauchseinheiten. Der Verbrauchsanteil wird automatisch gegen die Grenze von 50 bis 70 Prozent geprüft.
3. Kostenpositionen eintragen. Je Position den Betrag, den Verteilerschlüssel, ob sie aus der Rücklage bezahlt wurde und welcher Anteil auf Arbeitskosten nach § 35a EStG entfällt.
4. Kontrollblatt lesen. Neun Prüfungen laufen automatisch, unter anderem ob die Summe aller Einzelanteile exakt den umzulegenden Gesamtkosten entspricht und ob die Summe der Abrechnungsspitzen der Differenz zwischen Gesamtkosten und Soll-Vorschüssen entspricht. Steht dort einmal „PRÜFEN“, stimmt etwas nicht.

Zum Prüfen einer erhaltenen Abrechnung gehen Sie denselben Weg mit den Zahlen Ihrer Verwaltung. Weicht Ihr Ergebnis von deren Einzelabrechnung ab, haben Sie einen konkreten Punkt, den Sie in der Eigentümerversammlung ansprechen können, statt eines diffusen Bauchgefühls.

Sieben Fehler, die eine Jahresabrechnung angreifbar machen

1. Soll- statt Ist-Zahlen. Geplante Zuführungen zur Rücklage oder geschuldete Hausgelder statt der tatsächlichen Beträge (BGH, Az. V ZR 44/09).
2. Rücklagenentnahmen mitverteilt. Aus der Rücklage bezahlte Maßnahmen erhöhen die Abrechnungsspitze, obwohl sie verteilungsneutral sind (BGH, Az. V ZR 96/24).
3. Rückstände in der Einzelabrechnung. Offene Hausgelder aus Vorjahren tauchen als Kostenposition auf statt nachrichtlich.
4. Verteilerschlüssel ohne Grundlage. Ein Schlüssel, den weder Gemeinschaftsordnung noch Beschluss deckt.
5. Heizkosten außerhalb der Bandbreite. Weniger als 50 oder mehr als 70 Prozent nach Verbrauch verteilt (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV).
6. Fehlende Rücklagenentwicklung. Anfangsbestand, Zuführungen, Zinsen, Entnahmen und Endbestand sind nicht nachvollziehbar dargestellt.
7. Kein Vermögensbericht. Er ist nach § 28 Abs. 4 WEG zu erstellen und zur Verfügung zu stellen, auch wenn er nicht beschlossen wird.

Abrechnung anfechten: Fristen und Teilanfechtung

Wollen Sie gegen den Beschluss über die Abrechnungsspitze vorgehen, gilt § 45 Satz 1 WEG: „Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb zweier Monate nach der Beschlussfassung begründet werden.“ Beide Fristen laufen ab der Beschlussfassung, nicht ab Zugang des Protokolls.

Seit dem Urteil vom 11. April 2025 ist die Lage für Anfechtende deutlich besser. Der BGH hat entschieden, dass die Teilanfechtung eines Beschlusses über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der Vorschüsse zulässig ist. Ein Fehler führt nur dann zur Ungültigerklärung, wenn er sich auf die Abrechnungsspitze und damit auf die Zahlungspflicht auswirkt; bei rechnerisch abgrenzbaren Positionen kann der Beschluss auf diese Positionen beschränkt für ungültig erklärt werden (BGH, Urteil vom 11.04.2025, Az. V ZR 96/24). Das Alles-oder-nichts-Prinzip früherer Jahre gilt damit nicht mehr.

Praxis-Tipp: Bevor Sie klagen, verlangen Sie Belegeinsicht nach § 18 Abs. 4 WEG und rechnen Sie die strittige Position durch. In vielen Fällen erledigt sich der Streit mit einer korrigierten Abrechnung und einem Zweitbeschluss in der nächsten Versammlung. Der Verwaltungsbeirat ist dabei Ihr natürlicher Ansprechpartner.

Häufige Fragen zur Jahresabrechnung

Wer muss die Jahresabrechnung erstellen?

Nach § 28 Abs. 2 Satz 2 WEG stellt der Verwalter sie auf. Der Anspruch darauf richtet sich allerdings gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht gegen den Verwalter persönlich (BGH, Urteil vom 26.09.2025, Az. V ZR 206/24). In einer selbstverwaltenden Gemeinschaft übernimmt die Aufgabe, wer zum Verwalter bestellt ist.

Muss die Jahresabrechnung vor der Eigentümerversammlung vorliegen?

Ja, sonst können die Eigentümer nicht sachgerecht über die Abrechnungsspitze abstimmen. Eine gesetzliche Vorlagefrist gibt es nicht; üblich ist die Übersendung zusammen mit der Einladung, damit vor der Versammlung geprüft werden kann.

Was passiert, wenn die Jahresabrechnung zu spät kommt?

Der Anspruch auf Erstellung bleibt bestehen und kann gegen die Gemeinschaft eingeklagt werden. Die Vorschüsse aus dem Wirtschaftsplan bleiben bis zum Beschluss über die Abrechnungsspitze geschuldet; eine verspätete Abrechnung befreit also nicht vom Hausgeld.

Kann ich die Belege zur Abrechnung einsehen?

Ja. § 18 Abs. 4 WEG gibt jedem Wohnungseigentümer das Recht, von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu verlangen. Das umfasst Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge des Abrechnungsjahres.

Warum stimmt meine Abrechnung nicht mit den Zahlungen meines Mieters überein?

Weil es zwei verschiedene Abrechnungen sind. Die WEG-Jahresabrechnung rechnet zwischen Gemeinschaft und Eigentümer ab, die Betriebskostenabrechnung zwischen Eigentümer und Mieter. Umlagefähig auf den Mieter ist nur ein Teil der Positionen; Verwaltervergütung und Erhaltungskosten gehören nicht dazu.

Kann die Gemeinschaft eine fehlerhafte Abrechnung später korrigieren?

Ja. Die Eigentümer sind grundsätzlich befugt, über eine schon geregelte gemeinschaftliche Angelegenheit erneut zu beschließen (BGH, Urteil vom 20.09.2024, Az. V ZR 235/23). Ein korrigierender Zweitbeschluss ist deshalb der übliche und schnellere Weg, wenn ein Fehler unstreitig ist.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze

• § 16 WEG – Nutzungen und Kosten
• § 18 WEG – Verwaltung und Benutzung
• § 19 WEG – Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss
• § 28 WEG – Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht
• § 45 WEG – Fristen der Anfechtungsklage
• § 3 und § 7 HeizkostenV – Anwendung auf Wohnungseigentum, Verteilung der Wärmekosten
• § 35a EStG – Steuerermäßigung für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen

Rechtsprechung

• BGH, Urteil vom 04.12.2009, Az. V ZR 44/09 – Jahresabrechnung muss die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben ausweisen; die Entwicklung der Rücklage ist darzustellen
• BGH, Urteil vom 20.09.2024, Az. V ZR 235/23 – Zweitbeschluss über Vorschüsse ist grundsätzlich zulässig (BGHZ 241, 336)
• BGH, Urteil vom 11.04.2025, Az. V ZR 96/24 – Teilanfechtung des Beschlusses über Nachschüsse zulässig; Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage sind verteilungsneutral
• BGH, Urteil vom 26.09.2025, Az. V ZR 206/24 – keine fortwirkende Organpflicht des ausgeschiedenen Verwalters; der Anspruch auf die Jahresabrechnung richtet sich gegen die GdWE
• LG Dresden, Urteil vom 05.07.2019, Az. 2 S 101/19 – keine starre Frist für die Erstellung; drei bis sechs Monate als Orientierung

Dieser Beitrag gibt den Stand der Rechtslage im September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.