Wann benötigen Sie dieses Muster?
Immer mehr Verwaltungen nutzen KI-gestützte Werkzeuge, etwa zur Erstellung von Schriftverkehr, zur Auswertung von Belegen oder zur Bearbeitung von Anfragen. Damit der Einsatz nachvollziehbar bleibt und die Interessen der Gemeinschaft gewahrt werden, kann die Eigentümerversammlung verbindliche Leitplanken setzen. Mit diesem Beschlussantrag legen Sie fest, in welchen Bereichen KI eingesetzt werden darf, welche Transparenz- und Dokumentationspflichten gelten und wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist. Die Beschlussfassung ordnet sich in die ordnungsmäßige Verwaltung nach § 18 WEG ein.
Hinweis: Personenbezogene Daten der Eigentümer dürfen nur im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeitet werden; eine Eingabe in unsichere oder öffentliche KI-Dienste sollte ausgeschlossen sein.
Was beinhaltet die Vorlage?
Die Vorlage enthält einen ausformulierten Beschlusstext mit Regelungen zu zulässigen Einsatzbereichen, zur Kennzeichnung KI-gestützt erstellter Inhalte, zur Dokumentation und zum Datenschutz sowie eine jährliche Berichtspflicht der Verwaltung. Sie passen die einzelnen Punkte an die Bedürfnisse Ihrer Gemeinschaft an, etwa den Umfang erlaubter Anwendungen und die Berichtsintervalle.