Das Wichtigste im Überblick
- Seit der WEG-Reform 2020 ist die hybride Eigentümerversammlung zulässig: Einzelne Eigentümer nehmen per Video an der Präsenzveranstaltung teil (Quelle: § 23 Abs. 1 WEG).
- Eine rein virtuelle Versammlung ohne Präsenzort ist seit Oktober 2023 möglich. Sie erfordert einen Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen (Quelle: § 23 Abs. 1a WEG).
- Grundlage jeder digitalen Teilnahme ist ein wirksamer Beschluss; ohne ihn sind die gefassten Beschlüsse anfechtbar.
- Achten Sie auf die dreiwöchige Ladungsfrist, eine sichere Identifikation der Teilnehmer und eine nachvollziehbare Protokollierung der Abstimmungen.
Die jährliche Eigentümerversammlung gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung einer WEG. Eine mittlerweile etablierte Alternative zur Veranstaltung vor Ort ist die hybride Eigentümerversammlung. Sie ist seit Dezember 2020 dank des neuen WEG-Gesetzes möglich (Quelle: § 23 Abs. 1 WEG). Das ist vor allem für Eigentümer vorteilhaft, die weit entfernt wohnen und für die Versammlung anreisen müssten.
Wenn Sie eine Eigentümerversammlung online abhalten möchten, sind einige Punkte zu beachten. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie auch digital eine beschlussfähige Versammlung auf die Beine stellen.
1. Voraussetzungen für eine digitale Eigentümerversammlung
Bei der hybriden Eigentümerversammlung nehmen einzelne Eigentümer per Videochat an der physischen Veranstaltung teil. Dafür braucht es einen entsprechenden WEG-Beschluss.
Seit Oktober 2023 ist zusätzlich die rein virtuelle Versammlung ohne Präsenzort zulässig. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) kann sie mit einer Mehrheit von mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, befristet auf bis zu drei Jahre (Quelle: § 23 Abs. 1a WEG). Ein einfacher Mehrheitsbeschluss zur elektronischen Teilnahme reicht dafür nicht aus.
Empfehlung: Prüfen Sie zunächst, ob Ihre Teilungserklärung bereits Regelungen zur digitalen Versammlung enthält. Fehlt eine solche Regelung, fassen Sie zuerst den passenden Grundlagenbeschluss.
Wenn Ihre nächste Eigentümerversammlung bald ansteht und Sie diese hybrid stattfinden lassen möchten, gehen Sie am besten nach folgendem Modell vor.
2. Beschluss zur digitalen Eigentümerversammlung fassen
Zuerst muss die WEG beschließen, dass eine Teilnahme per Videochat bei den Eigentümerversammlungen grundsätzlich möglich ist. Halten Sie die Versammlung ohne diesen Beschluss digital ab, sind die dort gefassten Beschlüsse anfechtbar.
Sie können den Beschluss auch vor der nächsten Versammlung fassen: Nutzen Sie dafür den Umlaufbeschluss, der seit der Neufassung des WEG-Gesetzes auch per E-Mail möglich ist.
Ist der Beschluss gefasst, klären Verwalter oder Verwaltungsbeirat, welche Eigentümer digital teilnehmen möchten und wer persönlich erscheint.
3. Einladung zur digitalen Eigentümerversammlung
Hier gehen Sie genauso vor wie bei einer herkömmlichen Versammlung. Ein Einladungsschreiben mit den geplanten Tagesordnungspunkten wird im Vorfeld an alle Eigentümer verschickt.
Zu beachten ist die Ladungsfrist. Sie hat sich mit dem WEG-Gesetz auf drei Wochen verlängert. Wird die Frist nicht eingehalten, sind Beschlüsse ebenfalls anfechtbar.
Kündigen Sie außerdem genau an, wann und wie die Videokonferenz stattfindet. Schaffen Sie die technischen Voraussetzungen, damit alle Eigentümer teilnehmen können. Ein reiner Link ohne weitere Erläuterung genügt nicht; fügen Sie eine verständliche Anleitung und die Zugangsdaten bei.
4. Technische Voraussetzungen und Datenschutz
Eine Eigentümerversammlung unterliegt dem Grundsatz der Nicht-Öffentlichkeit. Sorgen Sie also auch online dafür, dass nur der berechtigte Personenkreis teilnimmt. Dafür empfiehlt sich ein virtueller Raum, der mit einem Passwort geschützt ist. Dieses Passwort versenden Sie zusammen mit einer Anleitung über das Einladungsschreiben.
Als Verwalter sollten Sie darauf achten, dass die Räumlichkeiten für die hybride Versammlung zwei Voraussetzungen erfüllen:
- Stabile und schnelle Internetverbindung über WLAN
- Gute Akustik
Fordern Sie alle Eigentümer auf, sich mit ihrem Klarnamen als Username zu registrieren. Zusätzlich sollte der Verwalter alle teilnehmenden Eigentümer per Videofunktion identifizieren und dies im Protokoll vermerken. Eine einfache Namenseingabe genügt nicht. Vollmachten müssen vorab übermittelt und geprüft werden.
Achten Sie auf den Datenschutz nach der DSGVO. Wählen Sie Anbieter mit Serverstandort in der EU und transparenten Datenschutzrichtlinien.
5. Die richtige Software auswählen
Diese Anbieter für Videochats eignen sich für Eigentümerversammlungen:
- Jitsi: freie Software, die keine Registrierung erfordert.
- Zoom: hier können bis zu 100 Personen teilnehmen; ohne kostenpflichtigen Account ist die Gesprächsdauer begrenzt.
- Microsoft Teams oder Google Meet: etablierte Systeme mit Bildschirmfreigabe, Chat und Stummschaltung.
Daneben gibt es spezialisierte WEG-Portale. Sie bieten Module für sichere Abstimmungen und eine automatische Protokollgenerierung.
Empfehlung: Investieren Sie lieber einige Euro in eine geeignete Software. Verteilt auf alle Eigentümer sind die Kosten gering, der Ablauf wird aber deutlich komfortabler.
5.1 Abstimmung und Protokoll rechtssicher gestalten
Die Abstimmung muss nachvollziehbar bleiben. Eine anonyme Stimmabgabe, die sich später nicht zuordnen lässt, ist problematisch. Nutzen Sie Abstimmungstools, die jede Stimme einem Eigentümer zuordnen und ein sofortiges Ergebnisprotokoll erzeugen. Für das Protokoll kann eine qualifizierte elektronische Signatur die Schriftform ersetzen.
Empfehlung: Führen Sie vor der ersten rein virtuellen Versammlung einen Testlauf mit allen Beteiligten durch. So erkennen Sie technische Probleme frühzeitig und vermeiden Störungen während der Sitzung.
6. Fazit: Digitale Versammlungen entlasten Verwaltung und Eigentümer
Das WEG-Gesetz hat die Voraussetzungen geschaffen, dass Eigentümerversammlungen digital stattfinden können. Die hybride Form ist seit 2020 etabliert, seit Oktober 2023 ist auch die rein virtuelle Versammlung per qualifiziertem Beschluss möglich.
Gerade Verwalter werden entlastet, da die digitale Korrespondenz meist weniger Aufwand und Papier erfordert. Besonders für WEGs mit weit verstreuten Eigentümern bieten virtuelle Versammlungen die Chance, gemeinsam effektiv über die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zu entscheiden. Mit einem sauberen Beschluss, klarer Kommunikation und geprüfter Technik bleiben Ihre Beschlüsse rechtssicher.
