Die jährliche Eigentümerversammlung gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung einer WEG. Eine mittlerweile etablierte Alternative zur Veranstaltung vor Ort ist die hybride Eigentümerversammlung, welche seit Dezember 2020 dank des neuen WEG-Gesetzes (§23 Abs. 1 WEG) möglich ist. Dies ist vor allem vorteilhaft für Eigentümer, die weit entfernt wohnen und für die Versammlung extra anreisen müssten.
Wenn Sie eine Eigentümerversammlung online abhalten möchten, gibt es einige Punkte zu beachten. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie auch digital eine beschlussfähige Versammlung auf die Beine stellen können.
Voraussetzungen für eine digitale Eigentümerversammlung
Eine rein digitale Eigentümerversammlung ist nach aktuell geltender Rechtslage nicht möglich. Sehr wohl ist aber eine sogenannte hybride Eigentümerversammlung durchführbar, bei der einzelne Eigentümer per Videochat an der physischen Veranstaltung teilnehmen. Dafür braucht es allerdings einen entsprechenden WEG-Beschluss.
Wenn Ihre nächste Eigentümerversammlung bald ansteht und Sie diese hybrid stattfinden lassen möchten, gehen Sie am besten nach folgendem Modell vor.
1. Beschluss zur digitalen Eigentümerversammlung fassen
Zuerst müssen Sie als WEG beschließen, dass eine Teilnahme per Videochat bei Ihren Eigentümerversammlungen grundsätzlich möglich ist. Denn wenn Sie diese einfach ohne entsprechenden Beschluss digital abhalten, sind die dort gefassten Beschlüsse anfechtbar. Gehen Sie also auf Nummer sicher!
Doch wie soll man einen Beschluss fassen, wenn die nächste Eigentümerversammlung erst in ein paar Monaten stattfindet? Hierzu nutzen Sie am besten den Umlaufbeschluss, der seit der Neufassung des WEG auch per E-Mail oder WhatsApp möglich ist.
Wenn der Beschluss gefasst ist, sollten der Verwalter oder Verwaltungsbeirat klären, welche Eigentümer digital teilnehmen möchten und wer darauf besteht, persönlich teilzunehmen.
2. Einladung zur digitalen Eigentümerversammlung
Hier müssen Sie genauso vorgehen wie bei einer herkömmlichen Eigentümerversammlung. Das bedeutet, ein Einladungsschreiben mit den geplanten Tagesordnungspunkten wird im Vorfeld an alle Eigentümer verschickt bzw. die Verwaltung tut dies.
Zu beachten ist, dass sich die Ladungsfrist mit dem neuen WEG-Gesetz auf drei Wochen verlängert hat. Wenn diese Frist nicht eingehalten wird, sind Beschlüsse ebenfalls anfechtbar.
Außerdem sollten Sie genau ankündigen, wann und wie die Videokonferenz stattfinden wird. Zusätzlich müssen Sie die technischen Voraussetzungen schaffen, dass alle Eigentümer teilnehmen können.
3. Technische Voraussetzungen und Datenschutz
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Eine Eigentümerversammlung unterliegt dem Grundsatz der Nicht-Öffentlichkeit. Sie müssen also auch online dafür sorgen, dass nur der berechtigte Personenkreis teilnimmt. Dafür empfiehlt es sich, einen virtuellen Raum zu schaffen, der mit einem Passwort geschützt ist. Dieses Passwort sollten Sie dann zusammen mit einer Anleitung über das Einladungsschreiben an die WEG verschicken.
Als Verwalter sollten Sie darauf achten, dass die Räumlichkeiten für die hybride Eigentümerversammlung diese zwei Voraussetzungen erfüllen:
- Stabile und schnelle Internetverbindung über WLAN
- Gute Akustik
Fordern Sie alle Eigentümer dazu auf, sich mit ihrem Klarnamen als Username in der Anwendung zu registrieren. Zusätzlich sollte der Verwalter alle teilnehmenden Eigentümer per Videofunktion identifizieren und dies auch im Protokoll und der Beschlussfassung vermerken.
4. Die richtige Software auswählen
Diese kostenlosen Anbieter für Videochats eignen sich für Eigentümerversammlungen:
- Skype: gratis, Sie benötigen jedoch ein Microsoft-Konto
- Jitsi: freie Software, die keine Registrierung erfordert
- Zoom: hier können bis zu 100 Personen teilnehmen, allerdings ist die Gesprächsdauer auf 40 Minuten limitiert, wenn kein kostenpflichtiger Account erstellt wird.
Unser Tipp: What you pay is what you get. Investieren Sie lieber ein paar Euro in eine gute Software, verteilt auf alle Eigentümer sind die Kosten verschwindend gering. Damit machen Sie sich die Versammlung und damit das Leben deutlich bequemer.
Weiterhin sollte jeder Eigentümer seine eigenen technischen Voraussetzungen prüfen und den Link zum virtuellen Tagungsraum im Vorfeld klicken, um ein Profil zu erstellen.
Digitale Eigentümerversammlung? Jetzt oder nie!
Das neue WEG-Gesetz hat die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass Eigentümerversammlungen teilweise digital stattfinden können.
Inzwischen gibt es mehrere Anbieter auf dem Markt, die eigene Software-Lösungen für digitale Eigentümerversammlungen anbieten. Gerade Verwalter werden so entlastet, da die digitale Korrespondenz meist weniger Aufwand und Papier erfordert.
Besonders für WEGs mit weit verstreuten Wohnungseigentümern bieten virtuellen Eigentümerversammlungen die Chance, gemeinsam möglichst effektiv über die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zu entscheiden.
Tipp: Sie möchten wissen, welche weiteren Möglichkeiten das neue WEG-Gesetz bereithält? In diesem Fall empfehlen wir das Handbuch WEG-Recht 2021* aus dem C.H.Beck-Verlag. Darin erfahren Sie z. B. alles darüber, wie Elektromobilität im Gemeinschaftseigentum (Tiefgaragen, Stellplätze) gefördert werden kann.
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