Neue Hausverwaltung finden: Auswahl, Angebote und Bestellung (+ gratis Muster)

Eine neue Hausverwaltung zu finden, ist für viele Eigentümergemeinschaften inzwischen schwieriger als der Abschied von der alten. Verwaltungen sind ausgelastet, kleine Gemeinschaften bekommen Absagen, und wer den Bestellungsbeschluss formal falsch vorbereitet, riskiert, dass er angefochten wird. Dieser Ratgeber führt Sie in fünf Schritten von der Anfrage bis zum wirksamen Beschluss, mit den Nachweisen, die Sie verlangen sollten, und den Regeln, die der BGH für die Verwalterwahl aufgestellt hat.

Das Wichtigste im Überblick

• Eine neue Hausverwaltung wird durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümer bestellt, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums auf höchstens drei Jahre, sonst auf höchstens fünf Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).
• Bei einer Neubestellung sollen die Eigentümer die Angebote der Bewerber oder zumindest deren Namen, Laufzeit und Vergütung schon mit der Einladung zur Versammlung erhalten (BGH, Urteil vom 24.01.2020, V ZR 110/19).
• Laufzeit und Vergütung des Verwaltervertrags müssen in derselben Versammlung feststehen, in der die Verwaltung bestellt wird; offene Eckpunkte machen den Beschluss anfechtbar.
• Jeder Eigentümer kann die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen; ausgenommen sind nur Gemeinschaften mit weniger als neun Einheiten, die ein Eigentümer selbst verwaltet.
• Die durchschnittliche Vergütung für die WEG-Verwaltung lag 2025 laut VDIV bei 29,12 Euro je Einheit und Monat, Sonderleistungen kommen hinzu.

Warum die Verwaltersuche so schwierig geworden ist

Das Problem ist nicht die Auswahl, sondern das Angebot. Laut dem Branchenbarometer 2026 des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) bezeichnen sich 62,1 Prozent der befragten Verwaltungen als überlastet. Nur 14,2 Prozent prüfen noch sämtliche Anfragen neuer Eigentümergemeinschaften überhaupt weiter. Rund ein Fünftel der Verwaltungen will nur noch Objekte ab einer Mindestgröße übernehmen, im Schnitt ab etwa 16 Einheiten.

Für Sie heißt das: Wer eine Verwaltung sucht, bewirbt sich faktisch selbst. Eine Gemeinschaft mit ordentlichen Unterlagen, klaren Erwartungen und einem realistischen Budget bekommt Angebote, eine Gemeinschaft mit ungeklärten Altlasten eher Absagen. Die Vorbereitung ist deshalb der wichtigste Teil der Suche.

Schritt 1: Anforderungen und Zeitplan festlegen

Klären Sie im Verwaltungsbeirat oder in einer kleinen Arbeitsgruppe, was die neue Verwaltung leisten soll, bevor Sie die erste Anfrage verschicken. Verwaltungen kalkulieren nach Aufwand, und der hängt an wenigen Eckdaten:

• Anzahl der Einheiten, Stellplätze und Gebäude, Baujahr und Heizungsart
• anstehende größere Erhaltungsmaßnahmen der nächsten drei Jahre
• Zustand der Unterlagen: Liegen Beschluss-Sammlung, Jahresabrechnungen und Verträge vollständig vor?
• laufende Rechtsstreitigkeiten oder Hausgeldrückstände
• gewünschte Leistungen über die Grundverwaltung hinaus, etwa virtuelle Versammlungen oder ein Eigentümerportal

Planen Sie die Suche rückwärts vom Tag, an dem die neue Verwaltung beginnen soll. Die Einladung zur Versammlung muss mindestens drei Wochen vorher verschickt werden (§ 24 Abs. 4 WEG), und die Angebote sollen ihr bereits beiliegen. Rechnen Sie für Anfrage, Rücklauf, Gespräche und Auswertung mit zwei bis drei Monaten. Beginnen Sie also spätestens vier bis sechs Monate vor dem gewünschten Wechsel.

Praxis-Tipp: Fassen Sie die Eckdaten auf einer Seite als Objektsteckbrief zusammen und legen Sie ihn jeder Anfrage bei. Verwaltungen, die viele Anfragen ablehnen, sortieren zuerst die unvollständigen aus.

Schritt 2: Kandidaten finden und anfragen

Gute Anlaufstellen sind die Verwaltersuche des VDIV und seiner Landesverbände, Empfehlungen aus benachbarten Gemeinschaften und Verwaltungen, die bereits Objekte in Ihrer Straße betreuen. Vermittlungsportale liefern schnell mehrere Kontakte; prüfen Sie dort aber, wer hinter dem Angebot steht und ob die vermittelten Verwaltungen die Nachweise aus Schritt 3 erbringen.

Fragen Sie drei bis fünf Verwaltungen gleichzeitig an, weil ein Teil absagen wird. Bitten Sie um ein schriftliches Angebot bis zu einem festen Datum und stellen Sie allen dieselben Fragen. Nur so lassen sich die Antworten später vergleichen. Unser kostenloses Muster enthält dafür ein fertiges Anfrageschreiben mit Fragenkatalog.

Schritt 3: Woran Sie eine gute Hausverwaltung erkennen

Pflichtnachweise, die Sie verlangen sollten

Diese vier Punkte sind keine Geschmacksfrage. Fehlt einer, sollte die Verwaltung nicht in die engere Wahl kommen.

• Zertifizierung: Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Zertifiziert ist, wer die Prüfung vor einer IHK bestanden hat (§ 26a WEG). Gleichgestellt sind Volljuristen, Immobilienkaufleute, Kaufleute der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, geprüfte Immobilienfachwirte und Absolventen eines immobilienwirtschaftlichen Studiums (§ 7 ZertVerwV). Lassen Sie sich den Nachweis für die Person zeigen, die Ihr Objekt tatsächlich betreuen soll. Mehr dazu im Beitrag zum zertifizierten Verwalter.
• Gewerbeerlaubnis: Wer gewerbsmäßig Wohnungseigentum verwaltet, braucht eine Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO.
• Berufshaftpflicht: Ohne Berufshaftpflichtversicherung wird die Erlaubnis nicht erteilt (§ 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO). Die Mindestdeckung beträgt 500.000 Euro je Schadensfall und 1.000.000 Euro für alle Schadensfälle eines Jahres (§ 15 Abs. 2 MaBV). Für größere Anlagen mit hohen Rücklagen kann eine höhere Deckung sinnvoll sein.
• Kontoführung: Fragen Sie, ob die Konten auf den Namen der Gemeinschaft geführt werden oder als Treuhandkonto auf den Namen der Verwaltung. Welche Folgen das hat, wenn eine Verwaltung zahlungsunfähig wird, zeigt unser Beitrag zur Insolvenz der Hausverwaltung.

Qualitätsmerkmale im Gespräch

Die Nachweise sagen, ob eine Verwaltung arbeiten darf. Ob sie gut arbeitet, erfahren Sie im Gespräch. Stellen Sie konkrete Fragen und achten Sie darauf, ob die Antworten konkret ausfallen:

• Betreuungsschlüssel: Wie viele Einheiten betreut die zuständige Person? Wer vertritt sie im Urlaub und bei Krankheit?
• Erreichbarkeit: Zu welchen Zeiten, über welche Kanäle, mit welcher Reaktionszeit? Wie ist der Notdienst außerhalb der Bürozeiten organisiert?
• Abrechnung: Bitten Sie um eine anonymisierte Jahresabrechnung und einen Vermögensbericht aus einem anderen Objekt. Sind sie verständlich?
• Versammlung: Wann im Jahr findet die ordentliche Versammlung typischerweise statt? Werden Protokoll und Beschluss-Sammlung zeitnah bereitgestellt?
• Referenzen: Nennt die Verwaltung Beiräte aus vergleichbaren Objekten, die Sie anrufen dürfen?

Warnsignale

Vorsicht ist geboten bei Angeboten ohne schriftliche Vergütungsaufstellung, bei langen Sonderleistungskatalogen mit unklaren Stundensätzen, bei Druck, sofort zu unterschreiben, und wenn die Verwaltung Fragen zur Zertifizierung oder Versicherung ausweicht. Ein sehr niedriger Grundpreis ist kein Vorteil, wenn Standardaufgaben als Sonderleistung abgerechnet werden.

Schritt 4: Angebote vergleichen

Vergleichen Sie nicht die Grundvergütung, sondern die Jahreskosten. Die durchschnittliche Vergütung in der WEG-Verwaltung lag 2025 laut VDIV bei 29,12 Euro je Einheit und Monat. Bei 20 Einheiten ergibt der Durchschnittswert rund 6.990 Euro Grundvergütung im Jahr. Dazu kommen die Sonderleistungen, die sich zwischen den Angeboten am stärksten unterscheiden:

Rechnen Sie jedes Angebot mit denselben Annahmen für Ihr Objekt durch, etwa eine außerordentliche Versammlung und eine größere Baumaßnahme in drei Jahren. Erst dann sehen Sie, welches Angebot tatsächlich günstiger ist. Aktuelle Preisspannen finden Sie im Beitrag zur Verwaltervergütung 2026, zur Zulässigkeit von Preisanpassungsklauseln unser Beitrag zu Wertsicherungsklauseln im Verwaltervertrag. Die Vergleichstabelle im Muster hilft, die Angebote übersichtlich nebeneinanderzustellen.

Schritt 5: Die Bestellung rechtssicher beschließen

Über die Bestellung beschließen die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG) mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Formfehler machen den Bestellungsbeschluss anfechtbar. Prüfen Sie deshalb diese Punkte:

Voraussetzungen eines ordnungsgemäßen Bestellungsbeschlusses bei einer neuen Verwaltung:

1. Angebote mit der Einladung: Die Eigentümer erhalten die Angebote der Bewerber oder zumindest deren Namen und die Eckdaten, also Laufzeit und Vergütung, innerhalb der Einladungsfrist (BGH, V ZR 110/19). Seit der WEG-Reform beträgt diese Frist mindestens drei Wochen.
2. Eckpunkte in derselben Versammlung: Laufzeit und Vergütung des Verwaltervertrags werden in der Versammlung festgelegt, in der die Verwaltung bestellt wird (BGH, Urteil vom 27.02.2015, V ZR 114/14). Eine Bestellung „vorbehaltlich späterer Vertragsverhandlungen“ ist angreifbar.
3. Laufzeit im gesetzlichen Rahmen: höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).
4. Zertifizierung: Die Verwaltung ist zertifiziert oder gleichgestellt, sofern Ihre Gemeinschaft nicht unter die Ausnahme für kleine, selbstverwaltete Anlagen fällt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).
5. Vertragsschluss geregelt: Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG). Der Beschluss sollte ihn ausdrücklich ermächtigen, den Vertrag zu den beschlossenen Eckpunkten zu unterzeichnen.

Die BGH-Urteile zu Nummer 1 und 2 sind zur Rechtslage vor der WEG-Reform ergangen. Die Gerichte ziehen die Grundsätze weiter heran, so etwa das LG Frankfurt am Main 2023 (siehe unten). Wer einen Bestellungsbeschluss für fehlerhaft hält, muss die Anfechtungsklage innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erheben und innerhalb von zwei Monaten begründen (§ 45 WEG). Danach wird der Beschluss bestandskräftig.

Praxis-Tipp: Laden Sie die Kandidaten in die Versammlung ein und geben Sie jedem die gleiche Redezeit. Stimmen Sie danach über jeden Kandidaten einzeln ab und legen Sie die Reihenfolge vorher fest. Ein fertiger Beschlussvorschlag steht im Muster.

Gilt die Drei-Angebote-Regel nach dem BGH-Urteil von 2026 noch?

Mit Urteil vom 27. März 2026 (V ZR 7/25) hat der BGH entschieden, dass Eigentümer vor der Beauftragung von Erhaltungsmaßnahmen nicht allgemein verpflichtet sind, mehrere Vergleichsangebote einzuholen. Entscheidend ist, ob die vorhandenen Informationen aus Sicht eines vernünftig und wirtschaftlich denkenden Eigentümers für die Entscheidung ausreichen. Details im Beitrag zum Wegfall der 3-Angebote-Regel.

Das Urteil betrifft ausdrücklich Erhaltungsmaßnahmen, nicht die Verwalterwahl. Die eigene Rechtsprechung des BGH zur Verwalterbestellung (V ZR 96/10 und V ZR 110/19) hat der Senat darin nicht aufgegeben. Ob Gerichte die Begründung künftig auf die Verwalterwahl übertragen, ist offen. Solange das nicht geklärt ist, sollten Sie bei einer Neubestellung mehrere Angebote vorlegen, sofern Sie sie bekommen. Für die Wiederbestellung der amtierenden Verwaltung verlangt der BGH ohnehin keine Alternativangebote (V ZR 96/10).

Was gilt, wenn sich nur ein Kandidat findet?

Dann können Sie trotzdem bestellen. Das LG Frankfurt am Main hat entschieden, dass sich das Ermessen der Eigentümer im Regelfall auf diesen Kandidaten beschränkt, wenn nur einer zur Auswahl steht und annehmbare Konditionen vorlegt (Beschluss vom 22.08.2023, 2-13 T 56/23). Dokumentieren Sie in der Einladung, welche Verwaltungen Sie angefragt haben und welche abgesagt haben. So können Sie später belegen, dass Alternativangebote nicht zu bekommen waren.

Wenn sich gar keine Verwaltung findet

Eine Gemeinschaft ohne Verwalter bleibt handlungsfähig, aber mühsam: Sie wird dann von allen Eigentümern gemeinschaftlich vertreten (§ 9b Abs. 1 S. 2 WEG). Drei Wege führen aus dieser Lage:

• Konditionen überprüfen: Eine höhere Vergütung, eine längere Laufzeit oder ein verkleinerter Leistungsumfang machen das Mandat für Verwaltungen oft erst interessant.
• Selbstverwaltung: In Gemeinschaften mit weniger als neun Einheiten kann ein Eigentümer die Verwaltung übernehmen, ohne zertifiziert zu sein, solange weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Mehr dazu unter Selbstverwaltung.
• Gerichtliche Bestellung: Kommt kein Bestellungsbeschluss zustande, kann jeder Eigentümer mit einer Beschlussersetzungsklage beantragen, dass das Gericht den Beschluss fasst (§ 44 Abs. 1 S. 2 WEG). Ablauf und Kosten beschreibt der Beitrag zum Notverwalter.

Den Übergang von der alten Verwaltung planen

Wenn die neue Verwaltung eine bestehende ablöst, stimmen Sie beide Schritte aufeinander ab. Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden; sein Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Legen Sie Abberufung und Neubestellung am besten in dieselbe Versammlung und den Beginn der neuen Bestellung auf einen Monatsersten. Wie Sie die Abberufung vorbereiten und welche Unterlagen die alte Verwaltung herausgeben muss, lesen Sie im Beitrag zum Verwalterwechsel.

Soll die amtierende Verwaltung bleiben, ist eine Wiederbestellung frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit möglich (§ 26 Abs. 2 S. 2 WEG). Nutzen Sie diese Frist, um rechtzeitig zu entscheiden, ob Sie verlängern oder neu ausschreiben.

Häufige Fragen

Wie finde ich eine gute Hausverwaltung für unsere WEG?

Erstellen Sie einen Objektsteckbrief, fragen Sie drei bis fünf Verwaltungen mit denselben Fragen an und lassen Sie sich Zertifizierung, Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO und Berufshaftpflicht nachweisen. Vergleichen Sie danach die Jahreskosten einschließlich Sonderleistungen, nicht nur die Grundvergütung.

Wie viele Angebote braucht die WEG für die Verwalterwahl?

Eine feste Zahl schreibt weder das Gesetz noch der BGH vor. Bei einer Neubestellung verlangt der BGH aber grundsätzlich Angebote mehrerer Bewerber, die den Eigentümern mit der Einladung vorliegen (V ZR 96/10, V ZR 110/19). In der Praxis haben sich drei Angebote bewährt. Steht nur ein geeigneter Kandidat zur Verfügung, kann auch er bestellt werden.

Wer darf den Verwaltervertrag unterschreiben?

Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft oder ein Eigentümer, der dazu durch Beschluss ermächtigt wurde (§ 9b Abs. 2 WEG). Laufzeit und Vergütung müssen die Eigentümer vorher selbst beschließen.

Wie lange darf eine Hausverwaltung bestellt werden?

Höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine Wiederbestellung ist zulässig, der Beschluss darf aber frühestens ein Jahr vor Ablauf gefasst werden.

Was kostet eine WEG-Verwaltung?

Laut VDIV-Branchenbarometer lag die durchschnittliche Vergütung 2025 bei 29,12 Euro je Einheit und Monat. Hinzu kommen Sonderleistungen wie Baubetreuung oder zusätzliche Versammlungen.

Was tun, wenn keine Hausverwaltung die WEG übernehmen will?

Prüfen Sie zuerst Vergütung und Leistungsumfang. Kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Einheiten können sich selbst verwalten. Als letzter Weg bleibt die Beschlussersetzungsklage, mit der das Gericht einen Verwalter bestellt (§ 44 Abs. 1 S. 2 WEG).

Quellen und Rechtsgrundlagen

• § 26 WEG – Bestellung und Abberufung des Verwalters (Beschluss, Höchstdauer drei bzw. fünf Jahre, Wiederbestellung frühestens ein Jahr vor Ablauf, Vertragsende spätestens sechs Monate nach Abberufung)
• § 19 WEG – Regelung der Verwaltung durch Beschluss (Abs. 2 Nr. 6: zertifizierter Verwalter, Ausnahme für kleine Gemeinschaften)
• § 26a WEG – Zertifizierter Verwalter und § 7 ZertVerwV (IHK-Prüfung, gleichgestellte Qualifikationen)
• § 24 WEG – Einberufung (Einladungsfrist mindestens drei Wochen)
• § 25 WEG – Beschlussfassung (Mehrheit der abgegebenen Stimmen)
• § 9b WEG – Vertretung (Vertretung gegenüber dem Verwalter, Gemeinschaft ohne Verwalter)
• § 44 WEG – Beschlussklagen und § 45 WEG – Fristen der Anfechtungsklage
• § 34c GewO (Erlaubnis für Wohnimmobilienverwalter, Berufshaftpflicht) und § 15 MaBV (Mindestversicherungssummen)
• BGH, Urteil vom 01.04.2011, V ZR 96/10 (Alternativangebote bei Neubestellung, nicht bei Wiederbestellung; zur alten Rechtslage)
• BGH, Urteil vom 27.02.2015, V ZR 114/14 (Eckpunkte Laufzeit und Vergütung in derselben Versammlung; zur alten Rechtslage)
• BGH, Urteil vom 24.01.2020, V ZR 110/19 (Angebote oder Namen und Eckdaten der Bewerber innerhalb der Einladungsfrist; zur alten Rechtslage)
• BGH, Urteil vom 27.03.2026, V ZR 7/25, Pressemitteilung Nr. 057/2026 (keine allgemeine Pflicht zu Vergleichsangeboten bei Erhaltungsmaßnahmen)
• LG Frankfurt am Main, Beschluss vom 22.08.2023, 2-13 T 56/23, ZMR 2024, 330 (Bestellung bei nur einem Kandidaten)
• VDIV-Branchenbarometer 2026 (Vergütung 2025, Auslastung, Umgang mit Anfragen) und VDIV Mitteldeutschland zum Branchenbarometer 2026
• immoclick24: VDIV-Branchenbarometer 2026 zeigt Engpässe bei der Verwaltersuche (Mindestgröße von Objekten)